Podłączenie agenta AI jak Claude czy ChatGPT do Pipedrive'a czy HubSpota zajmuje dziś kwadrans. Wdrożenie agenta AI w firmie zaczyna się jednak nie od narzędzia, tylko od spisania zasad procesu: co znaczy każdy etap lejka, kto wypełnia które pole, co się uruchamia przy zmianie etapu i czego agent nie powinien edytować bez akceptacji człowieka. Bez tego model widzi nazwy pól, ale nie widzi reguł na których zbudowany jest CRM. Zedytuje coś czego nie powinien i nie zgłosi nawet przy tym błędu.
W skrócie:
Model wyczyta, że masz listę wyboru „Etap cyklu życia" z wartościami Lead / Szansa / Klient, ale nie wyczyta, kiedy lead staje się szansą, bo tego nigdzie nie ma. To jest ta część CRMu, która siedzi w głowach handlowców i w Twojej.
Agent widzi suche dane w CRM, ale nie zna procesu. Nie zgłosi błędu nadpisując dane, których nie powinien. Pewnie i uprzejmie zrobi rzeczy, które założy że wynikają z Twojego promptu.
Model robi dokładnie to, co potrafi zrobić z tym, co dostał. Nikt mu nie powiedział, jak to u Was działa, bo nigdzie nie jest to zapisane. W dzisiejszych CRMach na takie informacje nie ma miejsca, bo dopóki obsługiwał je człowiek, nie były potrzebne.
Pięć rzeczy:
| Co spisać | Czego agent bez tego nie wie | Kto to dziś wie |
|---|---|---|
| Komu sprzedajecie: produkty, segmenty, klient docelowy. | Agent bez tego nie wie, do kogo pisze i jakim językiem. | Właściciel i marketing. |
| Znaczenie każdego pola i każdej wartości na liście wyboru, razem z informacją, kto ją wpisuje: człowiek, automat, AI czy integracja. | Bez tego agent nie wie, kiedy wpisać którą wartość i czy w ogóle wolno mu ją zmieniać. | Handlowcy i admin CRM, każdy trochę inaczej. |
| Kryteria wejścia i wyjścia dla każdego etapu lejka. | Bez nich agent nie wie, kiedy szansa może pójść dalej. | Wszyscy, po swojemu. |
| Co już się dzieje samo: automatyzacje, przepływy w n8n/make/zapier, pola wypełniane przez AI i z jakiego polecenia. | Bez tego agent nie wie, co uruchomi własną zmianą. | Osoba od automatyzacji. |
| Granice agenta: które akcje wymagają Twojej akceptacji, których pól nie dotyka. | Bez nich agent nie wie, gdzie ma się zatrzymać i zapytać. | Nikt, dopóki tego nie ustalicie. |
Ostatni punkt jest najważniejszy i najczęściej pomijany. Pierwsze cztery da się z grubsza odtworzyć z systemu. Piątego nie ma nigdzie, bo nikt wcześniej nie musiał go formułować.
Jeżeli już pracowałeś z agentami AI, to do głowy przychodzi Ci stworzenie jednego pliku z instrukcją. Ale nie jest to najlepsza droga.
Taką instrukcję wygodniej podzielić. Każdy kawałek leży wtedy w osobnym pliku, a na wierzchu jest spis treści z jednym zdaniem o każdym z nich. Agent czyta spis, dociąga dwa albo trzy pliki potrzebne do zadania i tyle. Do wystawienia oferty nie potrzebuje wiedzieć, jak działa proces reklamacji.
Wdrażam CRM-y na codzień. Na każdym projekcie ta sama wiedza o procesie musiała powstać trzy razy: instrukcja dla handlowców, opis dla agenta, konfiguracja CRM. Trzy kopie, które po pierwszej zmianie w procesie przestają się zgadzać ze sobą.
Stworzyłem z tego system, w którym piszesz raz, a reszta się z sama generuje. Handlowiec dostaje wyrenderowany lejek i tabelę z logiką etapów — to samo, co normalnie powstaje na wdrożeniu CRM-a, tylko że nie jako osobny dokument, który zaraz się zestarzeje. Agent dostaje swoje małe pliki. Programista albo integracja dostaje klucze pól z tymi hashami, które Pipedrive nadaje własnym polom i których nikt normalny nie pamięta.
To jest coś co działa lepiej niż się spodziewałem. Kiedy agent zna kryteria etapów i wie, kto jest Twoim klientem docelowym, czyta dane w CRM-ie inaczej. Konwersja, czas przejścia i wartość lejka to coś co policzy każdy raport. Ale można go zapytać, czy szanse stojące na danym etapie faktycznie spełniają jego kryteria, czy wygrane sprawy pasują do profilu klienta i co łączy przegrane.
Bez spisanych zasad takie pytanie nie ma do czego się odnieść.
Zanim sięgniesz po jakiekolwiek narzędzie, weź trzy etapy ze środka swojego lejka i wypisz dla każdego, co musi być spełnione, żeby szansa mogła na niego wejść. Z głowy, bez zaglądania do CRM-a. Potem poproś o to samo dwoje handlowców, osobno.
Jeśli trzy listy się zgadzają, proces jest spisany, tyle że w głowach i zostaje go przenieść na papier. Jeśli się nie zgadzają, a zwykle się nie zgadzają, to masz przed sobą dokładnie tę wiedzę, której agent nigdzie nie znajdzie. I prognozę sprzedaży liczoną z etapów, które każdy rozumie inaczej.
Pół godziny roboty, a wynik pokazuje, ile z Waszego procesu istnieje poza głowami ludzi.
Zależy, czego Wam brakuje, czasu czy pewności, że idziecie w dobrą stronę.
Sami. Zrobiłem z tego framework i trzy skille do Claude/ChatGPT: jeden zbiera wiedzę o firmie i klientach, drugi przepytuje Cię i przegląda Wasz CRM, żeby zbudować opis procesu, trzeci sprawdza, czy agent naprawdę z tego korzysta. Wszystko na licencji MIT: github.com/zawlodzki/GTM-ontology-framework. W repozytorium jest gotowy przykład. Fikcyjna firma z Pipedrive z pełnym lejkiem, polami wypełnianymi przez AI, trzema automatyzacjami i listą tego, co agentowi wolno. Zajrzyj najpierw do wygenerowanego z niego podglądu procesu, żeby zobaczyć, jak to może wyglądać. Pliki są tekstowe, więc jeśli sam nie pracujesz w CRM-ie na co dzień, podeślij to osobie, która wie jak Wasz CRM działa.
Ze mną. Jeśli proces jest w głowach, a nie ma kto go spisać, to jest dokładnie pierwszy tydzień wdrożenia AI w sprzedaży B2B. Spisujemy wspólnie zasady, na Waszych danych, i dopiero potem agent dostaje dostęp do CRM.
Jeśli CRM jeszcze nie stoi albo stoi, ale nikt z niego nie korzysta, to spisywanie zasad dla agenta jest o krok za daleko. Wtedy najpierw wdrożenie Pipedrive, a agent później.
Jeśli chcesz porozmawiać o AI w sprzedaży B2B albo o wdrożeniu CRM, umów 30 minut albo napisz: grzesiek@zawlodzki.pl.
O autorze
Wdrażam CRM, AI w sprzedaży i automatyzacje w firmach.
Od spisania kryteriów wejścia i wyjścia dla etapów lejka. To jedyna rzecz, której agent nie odczyta z systemu, a od której zależy każda jego decyzja o przesunięciu szansy. Narzędzie wybiera się później i jest to najmniej istotna decyzja w całym procesie.
Pierwsze przejście przez lejek i pola to dzień pracy z osobą, która zna proces. Reszta dopisuje się przy okazji, kiedy wychodzi kolejny przypadek, którego nikt wcześniej nie nazwał. Nie ma momentu, w którym opis jest „skończony", i nie trzeba na taki moment czekać.
Samo spisanie zasad nic nie kosztuje poza czasem. Narzędzia które stworzyłem są na licencji MIT. Koszt zaczyna się przy integracji z CRM-em, automatyzacjach i utrzymaniu, i zależy od tego, ile obszarów agent ma obsłużyć. Zakres i widełki dla sprzedaży B2B są na stronie wdrożenia AI w sprzedaży.
Nie. Przykłady są na Pipedrivie, bo tam najczęściej pracuję, ale spisujesz własny proces, nie konfigurację konkretnego CRM-a. W HubSpocie czy Salesforce zmieniają się nazwy pól i sposób, w jaki się je odczytuje, ale reszta zostaje.
Tym lepiej, bo wtedy zmieniasz jeden plik zamiast trzech dokumentów w trzech miejscach. Rozjazd między tym, co jest w CRM, a tym, co ludzie robią naprawdę, boli mocniej w firmach, które często zmieniają proces i to one najwięcej na spisaniu procesu zyskują.
Raz w tygodniu dostaniesz bezpłatnie, jedno gotowe rozwiązanie, jak skutecznie wykorzystać nowoczesne technologie w sprzedaży B2B.
Zapisując się, zamawiasz newsletter Wellbiz sp. z o.o. i zgadzasz się na otrzymywanie e-maili z poradami i ofertami. Wypiszesz się jednym kliknięciem. Link jest w każdej wiadomości. Regulamin newslettera, Polityka prywatności
