Podłączenie agenta AI jak Claude czy ChatGPT do Pipedrive'a czy HubSpota zajmuje dziś kwadrans. Wdrożenie agenta AI w firmie zaczyna się jednak nie od narzędzia, tylko od spisania zasad procesu: co znaczy każdy etap lejka, kto wypełnia które pole, co się uruchamia przy zmianie etapu i czego agent nie powinien edytować bez akceptacji człowieka. Bez tego model widzi nazwy pól, ale nie widzi reguł na których zbudowany jest CRM. Zedytuje coś czego nie powinien i nie zgłosi nawet przy tym błędu.
W skrócie:
Model wyczyta, że masz listę wyboru „Etap cyklu życia" z wartościami Lead / Szansa / Klient, ale nie wyczyta, kiedy lead staje się szansą, bo tego nigdzie nie ma. To jest ta część CRMu, która siedzi w głowach handlowców i w Twojej.
Agent widzi suche dane w CRM, ale nie zna procesu. Nie zgłosi błędu nadpisując dane, których nie powinien. Pewnie i uprzejmie zrobi rzeczy, które założy że wynikają z Twojego promptu.
Model robi dokładnie to, co potrafi zrobić z tym, co dostał. Nikt mu nie powiedział, jak to u Was działa, bo nigdzie nie jest to zapisane. W dzisiejszych CRMach na takie informacje nie ma miejsca, bo dopóki obsługiwał je człowiek, nie były potrzebne.
Pięć rzeczy:
| Co spisać | Czego agent bez tego nie wie | Kto to dziś wie |
|---|---|---|
| Komu sprzedajecie: produkty, segmenty, klient docelowy. | Agent bez tego nie wie, do kogo pisze i jakim językiem. | Właściciel i marketing. |
| Znaczenie każdego pola i każdej wartości na liście wyboru, razem z informacją, kto ją wpisuje: człowiek, automat, AI czy integracja. | Bez tego agent nie wie, kiedy wpisać którą wartość i czy w ogóle wolno mu ją zmieniać. | Handlowcy i admin CRM, każdy trochę inaczej. |
| Kryteria wejścia i wyjścia dla każdego etapu lejka. | Bez nich agent nie wie, kiedy szansa może pójść dalej. | Wszyscy, po swojemu. |
| Co już się dzieje samo: automatyzacje, przepływy w n8n/make/zapier, pola wypełniane przez AI i z jakiego polecenia. | Bez tego agent nie wie, co uruchomi własną zmianą. | Osoba od automatyzacji. |
| Granice agenta: które akcje wymagają Twojej akceptacji, których pól nie dotyka. | Bez nich agent nie wie, gdzie ma się zatrzymać i zapytać. | Nikt, dopóki tego nie ustalicie. |
Ostatni punkt jest najważniejszy i najczęściej pomijany. Pierwsze cztery da się z grubsza odtworzyć z systemu. Piątego nie ma nigdzie, bo nikt wcześniej nie musiał go formułować.
Jeżeli już pracowałeś z agentami AI, to do głowy przychodzi Ci stworzenie jednego pliku z instrukcją. Ale nie jest to najlepsza droga.
Taką instrukcję wygodniej podzielić. Każdy kawałek leży wtedy w osobnym pliku, a na wierzchu jest spis treści z jednym zdaniem o każdym z nich. Agent czyta spis, dociąga dwa albo trzy pliki potrzebne do zadania i tyle. Do wystawienia oferty nie potrzebuje wiedzieć, jak działa proces reklamacji.
Wdrażam CRM-y na codzień. Na każdym projekcie ta sama wiedza o procesie musiała powstać trzy razy: instrukcja dla handlowców, opis dla agenta, konfiguracja CRM. Trzy kopie, które po pierwszej zmianie w procesie przestają się zgadzać ze sobą.
Stworzyłem z tego system, w którym piszesz raz, a reszta się z sama generuje. Handlowiec dostaje wyrenderowany lejek i tabelę z logiką etapów — to samo, co normalnie powstaje na wdrożeniu CRM-a, tylko że nie jako osobny dokument, który zaraz się zestarzeje. Agent dostaje swoje małe pliki. Programista albo integracja dostaje klucze pól z tymi hashami, które Pipedrive nadaje własnym polom i których nikt normalny nie pamięta.
To jest coś co działa lepiej niż się spodziewałem. Kiedy agent zna kryteria etapów i wie, kto jest Twoim klientem docelowym, czyta dane w CRM-ie inaczej. Konwersja, czas przejścia i wartość lejka to coś co policzy każdy raport. Ale można go zapytać, czy szanse stojące na danym etapie faktycznie spełniają jego kryteria, czy wygrane sprawy pasują do profilu klienta i co łączy przegrane.
Bez spisanych zasad takie pytanie nie ma do czego się odnieść.
Zanim sięgniesz po jakiekolwiek narzędzie, weź trzy etapy ze środka swojego lejka i wypisz dla każdego, co musi być spełnione, żeby szansa mogła na niego wejść. Z głowy, bez zaglądania do CRM-a. Potem poproś o to samo dwoje handlowców, osobno.
Jeśli trzy listy się zgadzają, proces jest spisany, tyle że w głowach i zostaje go przenieść na papier. Jeśli się nie zgadzają, a zwykle się nie zgadzają, to masz przed sobą dokładnie tę wiedzę, której agent nigdzie nie znajdzie. I prognozę sprzedaży liczoną z etapów, które każdy rozumie inaczej.
Pół godziny roboty, a wynik pokazuje, ile z Waszego procesu istnieje poza głowami ludzi.
Zależy, czego Wam brakuje, czasu czy pewności, że idziecie w dobrą stronę.
Sami. Zrobiłem z tego framework i trzy skille do Claude/ChatGPT: jeden zbiera wiedzę o firmie i klientach, drugi przepytuje Cię i przegląda Wasz CRM, żeby zbudować opis procesu, trzeci sprawdza, czy agent naprawdę z tego korzysta. Wszystko na licencji MIT: github.com/zawlodzki/GTM-ontology-framework. W repozytorium jest gotowy przykład. Fikcyjna firma z Pipedrive z pełnym lejkiem, polami wypełnianymi przez AI, trzema automatyzacjami i listą tego, co agentowi wolno. Zajrzyj najpierw do wygenerowanego z niego podglądu procesu, żeby zobaczyć, jak to może wyglądać. Pliki są tekstowe, więc jeśli sam nie pracujesz w CRM-ie na co dzień, podeślij to osobie, która wie jak Wasz CRM działa.
Ze mną. Jeśli proces jest w głowach, a nie ma kto go spisać, to jest dokładnie pierwszy tydzień wdrożenia AI w sprzedaży B2B. Spisujemy wspólnie zasady, na Waszych danych, i dopiero potem agent dostaje dostęp do CRM.
Jeśli CRM jeszcze nie stoi albo stoi, ale nikt z niego nie korzysta, to spisywanie zasad dla agenta jest o krok za daleko. Wtedy najpierw wdrożenie Pipedrive, a agent później.
Od czego zacząć wdrożenie agenta AI w firmie? Od spisania kryteriów wejścia i wyjścia dla etapów lejka. To jedyna rzecz, której agent nie odczyta z systemu, a od której zależy każda jego decyzja o przesunięciu szansy. Narzędzie wybiera się później i jest to najmniej istotna decyzja w całym procesie.
Ile trwa spisanie procesu? Pierwsze przejście przez lejek i pola to dzień pracy z osobą, która zna proces. Reszta dopisuje się przy okazji, kiedy wychodzi kolejny przypadek, którego nikt wcześniej nie nazwał. Nie ma momentu, w którym opis jest „skończony", i nie trzeba na taki moment czekać.
Ile kosztuje wdrożenie agenta AI? Samo spisanie zasad nic nie kosztuje poza czasem. Narzędzia które stworzyłem są na licencji MIT. Koszt zaczyna się przy integracji z CRM-em, automatyzacjach i utrzymaniu, i zależy od tego, ile obszarów agent ma obsłużyć. Zakres i widełki dla sprzedaży B2B są na stronie wdrożenia AI w sprzedaży.
Czy to działa tylko z Pipedrive? Nie. Przykłady są na Pipedrivie, bo tam najczęściej pracuję, ale spisujesz własny proces, nie konfigurację konkretnego CRM-a. W HubSpocie czy Salesforce zmieniają się nazwy pól i sposób, w jaki się je odczytuje, ale reszta zostaje.
Co, jeśli proces zmienia się co kwartał? Tym lepiej, bo wtedy zmieniasz jeden plik zamiast trzech dokumentów w trzech miejscach. Rozjazd między tym, co jest w CRM, a tym, co ludzie robią naprawdę, boli mocniej w firmach, które często zmieniają proces i to one najwięcej na spisaniu procesu zyskują.
Jeśli chcesz porozmawiać o AI w sprzedaży B2B albo o wdrożeniu CRM, umów 30 minut albo napisz: grzesiek@zawlodzki.pl.
O autorze
Wdrażam CRM, AI w sprzedaży i automatyzacje w firmach.
Raz w tygodniu dostaniesz bezpłatnie, jedno gotowe rozwiązanie, jak skutecznie wykorzystać nowoczesne technologie w sprzedaży B2B.
Zapisując się, zamawiasz newsletter Wellbiz sp. z o.o. i zgadzasz się na otrzymywanie e-maili z poradami i ofertami. Wypiszesz się jednym kliknięciem. Link jest w każdej wiadomości. Regulamin newslettera, Polityka prywatności
