Jak przekazać wygraną szansę z Pipedrive do realizacji w Asanie

Natywna integracja Pipedrive z Asaną przenosi pięć rzeczy: tytuł szansy, jej wartość, dane osoby lub organizacji, przypięte notatki i załączniki. Nie przenosi pól niestandardowych, produktów, historii rozmów ani szablonu projektu, więc realizacja dostaje w Asanie pusty projekt z nazwą klienta i dalej pisze do handlowca po szczegóły.

Poniżej masz trzy rzeczy, których nie znajdziesz w dokumentacji żadnego z producentów: pełną listę tego, co integracja pomija, trzy sposoby spięcia obu systemów z kosztem każdego i to, co się psuje po pierwszym miesiącu działania. Zakładam, że decyzję o dwóch systemach już podjąłeś. Jeśli jeszcze nie, rozstrzygnięcie, czy potrzebujesz drugiego narzędzia, jest w osobnym tekście i warto zacząć od niego.

Co robi natywna integracja Pipedrive z Asaną

Tworzy w Asanie jedno zadanie albo jeden projekt w momencie, w którym szansa w Pipedrive spełni warunek reguły. Instalujesz ją z marketplace'u Pipedrive, konfigurujesz w Menu konta, Narzędzia i aplikacje, Asana, i ustawiasz jedną regułę. Wszystkie liczby i limity w tej sekcji pochodzą z artykułu pomocy Pipedrive, stan na 4 września 2026.

Wyzwalacze są trzy:

• Transakcja wygrana. Najczęstszy wybór i zwykle za późny, o czym niżej.
• Transakcja przegrana. Do zadań po stracie, na przykład rozmowy o powodzie.
• Transakcja przeniesiona na wskazany etap. Jedyny wyzwalacz, który da się postawić przed zamknięciem sprzedaży.

Przy każdym z nich musisz wskazać pipeline, bo bez tego reguła się nie zapisze. Potem wybierasz, czy w Asanie ma powstać zadanie w istniejącym projekcie, czy nowy projekt w wybranej przestrzeni i zespole.

Dwa ograniczenia, które w dokumentacji stoją w przypisie na końcu, a w praktyce decydują o całej konfiguracji. Integracja działa jednokierunkowo, z Pipedrive do Asany, i obsługuje jedną regułę na administratora. Jeśli w firmie jest trzech administratorów Pipedrive, każdy z nich może zrobić własną regułę, więc konto potrafi mieć trzy równoległe reguły, o których nikt nie wie, że są trzy. To najczęstszy powód, dla którego z jednej wygranej szansy powstają w Asanie dwa projekty.

Czego natywna integracja nie przeniesie

Nie przeniesie niczego z pól niestandardowych, a tam siedzi wszystko, po co realizacja przychodzi z pytaniami.

Dwa ostatnie wiersze są ważniejsze niż pozostałe osiem razem. Projekt utworzony przez integrację powstaje pusty: ma nazwę, opis z przeniesionych danych i zero zadań. Nikt nie jest w nim właścicielem konkretnego kroku, bo kroków nie ma. Kończy się to zwykle powrotem do maila i arkusza, a projekt w Asanie zostaje jako pusta karta, która psuje raport obłożenia.

Wiersz o notatkach wygląda przy tym łagodniej, niż jest. Integracja przenosi tylko notatki przypięte, więc jakość przekazania zależy od tego, czy handlowiec pamiętał o przypięciu. To nie jest ustawienie techniczne, tylko decyzja o procesie przebrana za pole wyboru w formularzu konfiguracji.

Trzy sposoby spięcia Pipedrive z Asaną i kiedy który wystarczy

Wybór zależy od jednej rzeczy: ile informacji musi przejść przez granicę. Do trzech pól wystarczy integracja natywna, powyżej potrzebujesz automatyzacji.

Środkowy wiersz jest tym, po co ludzie tu przychodzą, i wymaga jednego konkretu. API Asany ma osobne wywołanie do tworzenia projektu z szablonu (POST /project_templates/{gid}/instantiateProject), którego natywna integracja nie używa. Różnica na wyjściu jest taka, że przy automatyzacji realizacja dostaje projekt z listą zadań, terminami liczonymi od daty startu i przypisanymi rolami, a nie pustą kartę. To jedyny powód, dla którego warto płacić za automatyzację między Pipedrive a systemem realizacji zamiast włączyć darmową integrację i uznać temat za zamknięty.

Trzeci wiersz sprawdź, zanim kupisz dwa systemy. Jeśli sprzedajesz i realizujesz w jednym zespole, dodatek Projects potrafi wystarczyć, a jego jednostka rozliczeniowa to stanowisko, więc przy pięciu osobach kosztuje 80 €, nie 16 €. Pełne przeliczenie planów i dodatków jest w tekście o cenniku Pipedrive.

Co ustawić w Pipedrive, zanim włączysz cokolwiek

Zacznij od pól, bo bez nich nie ma czego przenosić. Kolejność, w której to robię:

1. Pola niestandardowe na szansie: zakres, data startu, od czego start zależy, warunki płatności, osoba decyzyjna po stronie klienta i jej rola, prowadzący po Waszej stronie.
2. Etap „Przekazanie" przed wygraną albo wymagane pola przy zamknięciu. To rozstrzyga, czy przekazanie jest zdarzeniem w procesie, czy skutkiem ubocznym odhaczenia przychodu.
3. Kryteria wyjścia z tego etapu spisane jednym zdaniem na etap. Bez tego handlowiec przesuwa szansę wtedy, kiedy jest pewien, a to znaczy: różnie.
4. Jeden administrator odpowiedzialny za regułę integracji, jeśli zostajesz przy wersji natywnej. Reszta administratorów wie, że swoich reguł nie tworzy.

Punkt drugi jest tym, na którym najczęściej wychodzi, że problem nie leży w integracji. Wygrana to moment księgowy: szansa zmienia status, kiedy klient powiedział „tak", a nie kiedy ustalenia są zapisane. Jeśli realizacja ma dostać komplet, wyzwalaczem powinno być wejście na etap, na którym zakres jest już wpisany w pola.

Reszta konfiguracji Pipedrive, od lejka do raportów, jest w przewodniku po samym systemie.

Co ustawić w Asanie po drugiej stronie

Szablon projektu i pola, do których wjadą dane z CRM-u. Bez szablonu automatyzacja przenosi informacje do miejsca, w którym nikt nie wie, co z nimi zrobić.

• Szablon projektu na typ zlecenia, nie jeden na wszystko. Jeśli prowadzicie trzy różne rodzaje realizacji, to trzy szablony i trzy reguły, a nie jeden projekt z zadaniami „jeśli dotyczy".
• Pola projektu odpowiadające polom z Pipedrive: wartość, termin, prowadzący, typ zlecenia. Nazwy trzymaj identyczne po obu stronach, bo za pół roku będziesz to poprawiał i nie będziesz pamiętał, co jest czym.
• Zadanie „sprawdź komplet ustaleń" jako pierwsze w szablonie, przypisane do prowadzącego, z terminem na pierwszy dzień. To jedyne miejsce, w którym brak informacji wychodzi na jaw przed rozmową z klientem, a nie w jej trakcie.
• Właściciel projektu ustawiany regułą Asany według typu zlecenia, jeśli nie da się przenieść go z CRM-u.

Reguły i pola niestandardowe zaczynają się w Asanie od planu Starter; plan Personal jest bezpłatny, ale obejmuje dwie osoby i nie ma automatyzacji. Progi i kwoty rozpisałem w tekście o cenniku Asany.

Co się psuje po pierwszym miesiącu

Integracja działa, projekty powstają, a po czterech tygodniach nikt z nich nie korzysta. Wychodzi to w większości firm, które przychodzą do mnie z włączoną integracją, a powód jest zwykle jednym z czterech.

Puste projekty w raporcie obłożenia. Reguła na wygranej szansie tworzy projekt także dla zleceń, które nie są robotą projektową: przedłużenia umowy, dosprzedaży jednego elementu, faktury za coś, co już jest zrobione. Po miesiącu Asana ma kilkanaście projektów bez zadań, a widok obciążenia przestaje cokolwiek znaczyć. Naprawa jest po stronie CRM-u, nie integracji: regułę wiesz z typem zlecenia, a nie z samym statusem „wygrana".

Dwa projekty z jednej szansy. Trzech administratorów, trzy reguły, jedna wygrana. Przy natywnej integracji nie ma tu żadnego zabezpieczenia, bo limit jednej reguły jest liczony na administratora, a nie na konto.

Cofnięta wygrana zostawia śmieci. Handlowiec zamyka szansę jako wygraną, po dwóch dniach klient prosi o zmianę zakresu, szansa wraca na wcześniejszy etap. W Asanie projekt zostaje, bo integracja jest jednokierunkowa i nie umie nic cofnąć. Po kwartale ktoś sprząta ręcznie i przy okazji usuwa dwa projekty, które były prawdziwe.

Handlowiec przestaje przypinać notatki. To wychodzi najpóźniej i najtrudniej się cofa, bo nie jest awarią. Przez pierwsze tygodnie ustalenia są przypięte, potem robi się gorąco i przestają. Realizacja wraca do dopytywania, a wniosek w firmie brzmi „integracja nie działa", choć działa dokładnie tak, jak ją ustawiono.

Wszystkie cztery mają wspólną cechę: żaden nie jest problemem technicznym i żadnego nie zobaczysz w dniu uruchomienia. Dlatego przegląd przekazania warto ustawić po miesiącu od włączenia, a nie po tygodniu testów.

Jak sprawdzić w pół godziny, czy przekazanie u Was działa

Weź trzy szanse wygrane w ostatnim miesiącu i otwórz obok siebie kartę w Pipedrive oraz projekt w Asanie. Potem przejdź pięć pytań:

1. Czy projekt w Asanie w ogóle powstał i czy jest tylko jeden?
2. Czy da się z niego odczytać zakres i termin bez otwierania CRM-u i bez pytania handlowca?
3. Czy ma zadania, czy samą nazwę?
4. Czy prowadzący jest przypisany imiennie i czy wie o tym z systemu, a nie z rozmowy?
5. Czy na karcie w Pipedrive widać, że realizacja się zaczęła, czy szansa jest tam już tylko historią?

Dwa razy „nie" w pytaniach 2 i 3 znaczą, że macie włączoną integrację natywną i traktujecie ją jak przekazanie pracy. Jeśli wolisz, żeby ktoś przeszedł to z Wami na Waszych danych i wyszedł z listą pól do dodania, do tego jest audyt wdrożonego CRM-a.

Ile kosztuje spięcie Pipedrive z Asaną

Sama integracja natywna nic nie kosztuje. Rachunek zaczyna się dopiero przy licencjach i przy robocie, której żadna aplikacja z marketplace'u nie zrobi za Ciebie.

Ceny na wrzesień 2026. Kwoty producentów podaję w ich walutach, bo kurs starzeje się szybciej niż cennik. Moje kwoty nie obejmują licencji, które płacisz Pipedrive i Asanie osobno, ani utrzymania automatyzacji po uruchomieniu; utrzymanie idzie w abonamencie od 3 500 zł netto miesięcznie za dziesięć godzin. Pełny zakres jest na stronach wdrożenia Pipedrive i wdrożenia Asany.

Co, jeśli realizacja siedzi w innym systemie niż Asana

Lista pól do przeniesienia nie zmienia się ani o jeden wiersz. Zmienia się tylko sposób, bo natywnej integracji zwykle nie ma.

W firmach handlowych i produkcyjnych po drugiej stronie granicy stoi zwykle program magazynowy albo system produkcyjny i tam przekazanie robi się przez automatyzację przenoszącą dane między systemami, a nie przez aplikację z marketplace'u. Co dokładnie musi przejść i gdzie postawić granicę z magazynem, opisałem osobno przy CRM dla firmy handlowej. Jeśli szukasz dopiero narzędzia po stronie realizacji, jest do tego przegląd programów do zarządzania projektami.

Jak to zrobić u siebie

Samodzielnie. Przejdź test z pięcioma pytaniami na trzech ostatnich wygranych sprawach, a potem uzupełnij pola niestandardowe w Pipedrive i zrób jeden szablon projektu w Asanie na najczęstszy typ zlecenia. Włączenie natywnej integracji zostaw na koniec, bo bez tych dwóch rzeczy przenosi ona pustą nazwę.

Ze mną. Kiedy granica między sprzedażą a realizacją jest niejasna i nie ma kto jej ustalić, zaczynamy od procesu: to pierwszy etap wdrożenia Pipedrive. Jeśli realizacja też wymaga porządku, dokładam wdrożenie Asany, a przekazanie między jednym a drugim buduję jako automatyzację i przekazuję z dokumentacją oraz przeszkoloną osobą do utrzymania.

Wdrażam oba systemy na co dzień, więc granicę między nimi ustawiam raz, w jednym projekcie, zamiast pisać do drugiego dostawcy z pytaniem, jakie pola u niego istnieją. Napisz do mnie, przejdziemy to na Waszych trzech ostatnich wygranych sprawach.