Co da się wyczytać z CRM w trakcie audytu

25.08.2026
·
18
min czytania
Co da się wyczytać z CRM w trakcie audytu

Nawet zaniedbany CRM i tak może odpowiedzieć na co najmniej 8 pytań. Na kolejnych siedem nie odpowie nigdy, bo tych danych nikt tam nie wpisał i żadna analiza ich nie odtworzy. Audyt polega głównie na tym, żeby wiedzieć, które pytanie należy do której grupy, a zaczyna się od policzenia, ile procent rekordów ma w ogóle wypełnione pole, z którego chcesz wyciągnąć wniosek.

W skrócie:

  • Pierwszą liczbą w audycie jest wypełnienie pól, a nie skuteczność. Pole uzupełnione w 38% wygląda w raporcie identycznie jak uzupełnione w 95% i daje tak samo ładny wykres.
  • 6 liczb policzysz w każdym CRM, niezależnie od systemu i od tego, jak zaniedbana jest baza. Dla każdej z nich wystarczy historia, niekoniecznie uporządkowana.
  • Rozkład powodów straty może ustawić kształt całego raportu. Jeśli wychodzi „urwany kontakt", proces buduje się wokół terminu decyzji klienta. Jeśli wychodzi „cena", ten sam audyt kończy się zupełnie innym wnioskiem.
  • CRM odpowiada na pytania o wynik i o to, kto kupuje. Milczy o potrzebie, gotowości i o tym, kto po stronie klienta decyduje, bo na to najczęściej nie ma przewidzianych pól.
  • Najcenniejszym produktem audytu jest sprzeczność między tym, co firma o sobie mówi, a tym, co widać w systemie.
  • Profil idealnego klienta wynika z listy wygranych firm, a nie z warsztatu sprzed trzech lat. Firmografia ustawia kolejność pracy, nie decyduje o kwalifikacji.
  • Analiza win/loss zrobiona na samych wygranych utwierdza w tym, co już robisz. Materiał jakościowy prawie zawsze istnieje po stronie tych, którzy powiedzieli „tak".

Dlaczego audyt CRM zaczyna się od wypełnienia pól, a nie od skuteczności

Odruch jest zawsze ten sam: otworzyć raport skuteczności i zobaczyć liczbę. Problem w tym, że ta liczba nie mówi, na ilu rekordach została policzona ani ile z nich miało komplet danych.

W bazie Attio, którą audytowałem w sierpniu 2026, pole z powodem straty było wypełnione w 42% przegranych spraw, czyli w 44 ze 104. Wykres z rozkładem powodów wyglądał na kompletny. Każdy wniosek z niego dotyczył jednak mniej niż połowy przegranych.

To samo dzieje się przy segmentacji. Manager firmy budującej sieć partnerów otworzył u siebie wykres podziału na segmenty i zobaczył jedną kolumnę zamiast kilku. Skomentował to tak: „Wygląda na to, że nie mamy tej segmentacji do końca uzupełnionej". Wykres był poprawny. Opisywał wyłącznie tych partnerów, którym ktoś wpisał segment.

Dlatego pierwsza rzecz, którą trzeba zrobić to tabelę z polami, procentem wypełnienia, liczbą rekordów. Dopiero ona mówi, ile warte będą wszystkie kolejne liczby. Jako regułę przyjmuję, że pole wypełnione poniżej połowy nie jest brane pod uwagę przy formułowaniu wniosków.

W tej samej bazie było pole z typem usługi, z którego wychodziło 21 spraw doradczych wobec 3 wdrożeniowych. To sugerowało zupełnie inny profil firmy niż ten opisany na jej stronie. Przy 38% wypełnienia nie da się rozstrzygnąć, czy to prawda o biznesie, czy wynik tego, kto akurat pamiętał o wpisaniu.

Na które pytania CRM odpowiada, a na które nie odpowie nigdy

To jest właściwy produkt audytu i to on przenosi się z jednej firmy na drugą. Kolumna z pewnością jest równie ważna jak kolumna z wynikiem.

PytanieSkąd to wiadomoPewność
Ile wygrywasz?stan rekordu plus wynik sprawywysoka, jeśli policzysz to dwiema różnymi drogami i wyjdzie to samo
Dlaczego przegrywasz?pole z powodem stratytylko taka, jak wypełnienie tego pola
Które źródło przyprowadza klientów?pole źródła na sprawiezależy od tego, czy ktoś je wypełniał od początku
Kto u Ciebie kupuje?wielkość firmy, branża, lokalizacjaśrednia, bo pola firmograficzne bywają puste w połowie rekordów
Czy klienci wracają?historia faktur albo drugich sprawwysoka, to jedne z niewielu danych, które wpadają automatycznie
Które usługi się ze sobą łączą?pole produktu jako zbiór, nie jedna wartośćwysoka
Czy różne tryby sprzedaży mają różną skuteczność?produkt plus historia sprawwysoka, jeśli różnica jest duża
Gdzie systematycznie przegrywasz?wielkość klienta zestawiona z wynikiemśrednia, zwykle mała próbka

A teraz druga strona, której żadne narzędzie analityczne nie naprawi:

PytanieDlaczego CRM milczySkąd wziąć odpowiedź
Ile trwa u Ciebie sprzedaż?daty zamknięcia to zwykle wartość domyślna typu „dziś plus miesiąc"zmierzyć po dwóch miesiącach prowadzenia lejka
Ile spraw jest otwartych i ile są warte?otwarte rekordy bywają bez etapu, kwoty i datyto naprawa lejka, a nie analiza
Kto decyduje po stronie klienta?brak pola z rolą zakupową na kontaktachdodać pole, uzupełniać z rozmów
Czy demo lub inne aktywności podnoszą skuteczność?nic nie rozróżnia spraw z dodatkowym działaniem od spraw bezdodać pole z drogą do decyzji, odpowiedź po dwóch kwartałach
Jaki był wynik wdrożenia u klienta?brak stanu wyjściowego i końcowegozmierzyć przy starcie i przy przekazaniu
Z kim realnie przegrywasz?powód straty mówi „konkurencja", nie mówi ktodopisać nazwę do powodu straty
Czego chce klient, który nie kupił?brak transkrypcjitranskrypcje spotkań, także tych przegranych

CRM odpowiada na pytania o wynik i o firmografię, a milczy o potrzebie, gotowości i komitecie zakupowym. Warstwa jakościowa musi przyjść skądinąd, najczęściej z transkrypcji rozmów. Mówię to samo klientom, którzy chcą wpuścić do CRM agenta AI. Model rozpozna szansę, kontakt i organizację, ale nigdzie nie jest napisane, jakie są kryteria przejścia z etapu na etap. Człowiek też tego z bazy nie odtworzy, tylko szybciej się przyznaje.

Sześć liczb, które policzysz w każdym CRM

To minimum, od którego zaczynam, niezależnie od systemu i od stanu bazy. Żadna z nich nie wymaga porządku, wymaga tylko historii.

  1. Skuteczność wąska: wygrane podzielone przez sumę wygranych i przegranych.
  2. Skuteczność z nierozstrzygniętymi: wygrane podzielone przez wszystkie rekordy, także te, które nigdy nie doszły do końca.
  3. Wynikające pokrycie lejka: jeden podzielony przez tę drugą liczbę.
  4. Rozkład powodów straty razem z procentem wypełnienia tego pola.
  5. Mediana wartości klienta zestawiona z ceną katalogową.
  6. Udział klientów, którzy kupili więcej niż raz.

Punkt czwarty jest ważniejszy od pozostałych, bo procent wypełnienia mówi, ile warte są wszystkie poprzednie liczby. Punkt piąty rozstrzyga rzecz, o którą nikt nie pyta wprost. Mediana na poziomie połowy ceny katalogowej znaczy, że spora część klientów kupuje wejście, a nie pełny pakiet, i problem jest w ofercie, a nie w lejku.

Warto policzyć jedynkę i dwójkę osobno, bo różnica między nimi bywa spora. W audytowanej bazie wyszło 46% i 34%. Do pokrycia bierze się tę drugą, bo sprawy, które ucichły, też kosztowały czas. Odwrotność samej skuteczności wąskiej dałaby tam pokrycie 2,2x zamiast 2,9x, czyli lejek mniejszy o jedną trzecią od potrzebnego. To jest dokładnie ten moment, w którym plan sprzedaży rozjeżdża się z rzeczywistością, choć każdy krok obliczeń wygląda poprawnie.

Sprawdzian, czy liczysz dobrze: policz skuteczność dwiema niezależnymi drogami. W tamtej bazie z rekordów firm wyszło 46%, a z porzuconego obiektu ze sprawami 45%. Dwie drogi, ten sam wynik, więc to nie był wynik jednego pola. Gdyby wyszło 46% i 71%, wiadomo, że jedna z definicji jest zła i trzeba ją znaleźć przed wyciąganiem wniosków.

Nie rozbudowuj tej listy. Widziałem firmę z ośmioma raportami po kilkadziesiąt metryk każdy, w której nikt nie umiał powiedzieć, co z tego wynika. Każda metryka wydawała się potrzebna w dniu, w którym powstawała, a razem robiły szum. Jeśli chcesz zobaczyć, od czego zacząć w praktyce, opisałem to osobno przy podstawowych wskaźnikach sprzedażowych w Pipedrive.

Dlaczego rozkład powodów straty definiuje cały raport

Ze wszystkich liczb w tym konkretnym audycie ta jedna zdecydowała o kształcie rekomendacji. Reszta ją opisuje.

W audytowanej bazie rozkład 44 opisanych porażek wyglądał tak:

Powód stratyLiczba
urwany kontakt31
konkurencja, cena, wdrożenie własnymi siłami, odłożenie12
brak budżetu1

Siedem na dziesięć opisanych spraw nie przegrało z nikim. Umarło. Brak budżetu wystąpił raz na czterdzieści cztery przypadki. To akurat ten powód, o który każe pytać na wejściu BANT, czyli najstarszy schemat kwalifikacji: budżet, decyzyjność, potrzeba, termin.

Z tej jednej tabeli wynika cały dalszy raport. Skoro sprawy cichną, to lejek zbudowany na „wysłano ofertę" niczego nie pokaże, bo oferta poszła i etap się nie zmienił. Kwalifikacja musi więc pytać o termin decyzji klienta i o to, kto po jego stronie prowadzi zmianę, a nie o budżet. A wskaźnikiem, który warto pilnować, staje się liczba spraw stojących po dacie decyzji podanej przez klienta.

Gdyby w tej samej tabeli na pierwszym miejscu stała cena, ten sam audyt skończyłby się rekomendacją o pakietowaniu i widełkach podawanych wcześniej. Gdyby stała konkurencja, całość poszłaby w stronę różnicowania i materiałów porównawczych. To jest ten rozkład, przy którym warto zatrzymać się na dłużej, zanim napisze się pierwsze zdanie wniosków.

I stąd bierze się wartość punktu czwartego z poprzedniej listy. Rozkład policzony na 42% przegranych to hipoteza z podaną próbką, a nie fakt. Uzupełnienie brakujących spraw może przesunąć proporcje.

Gdzie właściwie stoi Twój lejek

To pytanie brzmi prosto do momentu, w którym zaczniesz szukać. W audytowanej bazie lejek stał w trzech miejscach naraz, a żadne z nich nie prowadziło sprzedaży od początku do końca.

GdzieIle rekordówStan
pole ze stanem firmy258jedyne używane bieżąco, cztery wartości bez etapów
osobny obiekt spraw z siedmioma etapami42wszystkie zamknięte, ostatnia z września 2024
lista prospectingowa z sześcioma etapami13martwa

Do tego lista z rezerwacjami spotkań, niepodłączona do niczego. Główne wejście do lejka nie miało połączenia z lejkiem.

Najświeższe dane siedzą w tym miejscu, które ma najmniej pól. Ludzie migrują tam, gdzie jest najmniej pracy, a nie tam, gdzie kiedyś ktoś zaprojektował proces. W tamtej bazie skutkowało to 23 firmami oznaczonymi jako aktywna sprzedaż, z których żadna nie miała aktualnego etapu, kwoty ani daty. To był cały bieżący lejek i nie było w nim ani jednej liczby. Zero otwartych spraw z kompletem trzech pól to wynik, który zamyka temat prognozy, zanim się go zacznie.

Jeśli szukasz tego u siebie, wystarczy sprawdzić gdzie kliknie handlowiec, żeby zapisać nową rozmowę. Odpowiedź prawie nigdy nie zgadza się z tym, co pokazuje dokumentacja wdrożenia.

Siedem pułapek, które zniekształcają każde liczenie

Wszystkie poniższe znalazłem w jednej bazie i wszystkie widuję u kolejnych firm.

1. Pola kwotowe trzymające coś innego niż kwoty. W audytowanej bazie dwa pola z wartością faktury zawierały w całej kohorcie rocznik zapisany jako kwota. Efekt uboczny okazał się przydatny, bo to gotowy znacznik epoki, w której klient płacił, ale suma z takiego pola nie znaczy nic.

2. Kanał sprzedaży policzony razem z klientami. Jeden rekord podwykonawstwa dla partnera był najwyższą wartością w całym zestawieniu, a firmografia opisywała pośrednika, a nie odbiorcę usługi. Takie rekordy odsiewa się przed liczeniem median i sum, a wariant z kanałem podaje osobno.

3. Duplikaty pod różnymi domenami. Pięć grup rekordów dzieliło nazwę. Łącz po domenie, nie po nazwie firmy, bo nazwa jest pisana za każdym razem inaczej. To ta sama zasada, którą powtarzam przy każdym imporcie: mechanizm jest tak dobry, jak dane wejściowe, i jeśli raz masz inicjały, a raz pełną nazwę, nic tego nie posklei za Ciebie.

4. Rekordy oznaczone jako klient bez śladu sprzedaży. Dwa podmioty miały stan „klient" przy jednej wymianie maili, bez faktury i bez wartości. Oba zawyżały kohortę w przedziale największych firm, czyli dokładnie tam, gdzie próbka była najmniejsza i najbardziej wrażliwa.

5. Wartość ważona w innej walucie niż wartość podstawowa. Kwota w złotych, kwota ważona w dolarach, mnożnik inny w każdym rekordzie i wpisywany ręcznie. Pole wygląda na analityczne i nie znaczy nic.

6. Pole pewności wypełniane po fakcie. Prawie każda wygrana miała najwyższą wartość, prawie każda przegrana najniższą. To nie jest prognoza, tylko zapis wyniku przepisany wstecz. Takie pole nie przewiduje niczego i nie wolno na nim budować ważonej wartości lejka.

7. Data wpisania rekordu wzięta za datę zdarzenia. Manager, o którym pisałem wyżej, zobaczył u siebie skok pozyskania w listopadzie i od razu go podważył: „To nieprawda, że w listopadzie pozyskaliśmy tylu partnerów". Handlowcy dodawali ich wtedy hurtem do systemu, pomijając wcześniejsze etapy. Wykres pokazywał moment wpisywania, nie moment pozyskania.

Ostatnia pułapka jest najbardziej podstępna, bo wykres z niej wychodzi wiarygodny i wewnętrznie spójny. Wyłapiesz ją tylko wtedy, gdy ktoś zna firmę na tyle dobrze, żeby powiedzieć „to się nie zgadza z tym, co pamiętam".

Sprzeczność między danymi a deklaracją to najcenniejszy wynik audytu

Do tego momentu liczyliśmy. Teraz zaczyna się część, która zamienia liczby na wnioski, i polega na zderzeniu dwóch obrazów. Tego, co firma o sobie mówi na stronie, w cenniku i na spotkaniu, z tym, co widać w CRM.

Trzy sprzeczności z tamtego audytu, każda innego rodzaju:

  • Skuteczność będąca sumą dwóch różnych mechanik. Deklarowane 71% dla jednej z linii usług rozpadło się na 100% przy sprzedaży do obecnych klientów i 29% przy sprzedaży z zimnego rynku. Uśredniona liczba wyglądała świetnie i była bezużyteczna do planowania, bo mówiła o dwóch zupełnie różnych trybach naraz.
  • Wykluczenia sprzeczne z listą klientów. Branże opisane jako „nie nasze" były na liście płacących klientów.
  • Linia przychodu bez pozycji w katalogu. Czterech klientów kupiło usługę, której nie ma na żadnej stronie ofertowej, ze skutecznością wyższą niż linie sprzedawane oficjalnie.

Żadnej z tych rzeczy nie widać, dopóki patrzysz tylko na dane albo tylko na deklarację. Widać je w zestawieniu.

Ten sam ruch działa na prognozie. Na jednym z dashboardów zestawiłem prędkość sprzedaży policzoną z historii lejka z prognozą deklarowaną przez zespół handlowy. Z historii wychodziło 400 tysięcy miesięcznie, z deklaracji 500. Dwie liczby postawione obok siebie i nie trzeba się z nikim kłócić, bo różnica mówi sama za siebie.

Kogo naprawdę udało się wygrać, czyli profil klienta policzony z portfela

Każda firma ma opis klienta docelowego. Prawie zawsze powstał na warsztacie, przed pierwszą sprzedażą, i od tamtej pory nikt go nie zderzył z listą tych, którzy faktycznie zapłacili. Audyt to prostuje, bo lista wygranych jest w systemie.

Zacznij od rzeczy, której w CRM zwykle nie ma. Pola firmograficzne są w połowie puste. W audytowanej bazie wielkość zatrudnienia była znana dla 47 z 88 klientów, kraj dla 56. To znaczy, że tego kroku nie zrobisz zapytaniem. Bierzesz listę wygranych firm i uzupełniasz ją ręcznie ze stron firmowych i LinkedIna: wielkość, branża, czy mają wyodrębnioną rolę handlową, kto podpisał. To jedyny moment w całym audycie, w którym opłaca się dopisywać dane zamiast tylko je czytać. Do tego kroku świetnie nadaje się również AI i narzędzia jak Exa i Clay.

Potem układasz to w tabelę. Przedział wielkości, liczba wygranych, liczba przegranych, skuteczność.

Wielkość firmyCo pokazują daneCo z tego wynika
1–50 pracowników34 z 47 z wypełnioną wielkościąśrodek ciężkości portfela, tu idzie priorytet
51–2507 klientów, skuteczność 39%działa, choć na mniejszej próbce
251–1 0003próbka za mała na jakikolwiek wniosek
powyżej 1 0003 podejścia, zero wygranychdyskwalifikator wyliczony

Ostatni wiersz jest tu najcenniejszy. Trzy podejścia i zero wygranych to za mało na twarde prawo, ale wystarczy, żeby przestać wydawać na ten segment czas przed sprawdzeniem, dlaczego tak wychodzi. W tamtej bazie odpowiedź brzmiała: zakup procedowany centralnie, bez jednej osoby, która ponosi konsekwencje problemu.

Drugi wniosek wyszedł z kolumny z branżą. Portfel obejmował handel, produkcję, usługi profesjonalne, edukację, organizacje branżowe i administrację publiczną. Sześć różnych światów, a żadna z tych grup nie była na liście wykluczeń przypadkiem, bo wszystkie zapłaciły. Wniosek jest taki, że branża nie kwalifikuje, a wykluczenia branżowe bez pokrycia w portfelu przestają obowiązywać.

Stąd bierze się kolejność, którą stosuję i która bywa odwrotna do intuicji: firmografia priorytetyzuje, nie kwalifikuje. Najpierw sprawdzasz, czy firma w ogóle uczestniczy w tym rynku, czy ma potwierdzoną potrzebę, czy ktoś jest właścicielem problemu i czy jest gotowa operacyjnie. Dopiero na końcu patrzysz na wielkość, i to wyłącznie po to, żeby ustawić kolejność pracy.

Bywa też, że z danych wychodzi obserwacja, której nie wolno jeszcze awansować na regułę. W przedziale 1–10 osób skuteczność wynosiła 50%, a w 11–50 spadała do 32%. W jednej z linii usług było ostrzej: 7 wygranych do 1 przegranej w mniejszym przedziale i 2 do 7 w większym. Hipoteza nasuwa się sama, czyli organizacja za duża na decyzję właściciela i za mała na sponsora z budżetem. Nie jest sprawdzona i przyczyną może być zupełnie inna zmienna, choćby obecność zespołu handlowego albo poprzedniego systemu. Taka rzecz idzie do listy pytań, nie do wniosków.

Ile przyniosły wygrane firmy i kiedy te pieniądze przyszły

Wiesz już, kto kupił. Zostaje drugie pytanie, na które CRM odpowiada lepiej, niż się wydaje. Ile ten klient zostawił i w którym momencie. Nawet jeśli nie masz tej informacji bezpośrednio w CRM, to bardzo łatwo podłączysz te dane z księgowości.

Licz medianę, nie średnią, i zestaw ją z ceną katalogową swojej głównej usługi. Ten jeden stosunek rozstrzyga, gdzie jest problem. Mediana na poziomie połowy ceny katalogowej znaczy, że spora część klientów kupuje wejście, a nie pełny pakiet, i wtedy naprawiasz ofertę, nie lejek. Dokładnie to wyszło w audytowanej bazie.

Druga liczba to udział klientów, którzy wciąż zostawiają pieniądze. W audytowanej bazie zafakturowało cokolwiek w bieżącym roku 17 z 86 klientów, czyli mniej więcej co piąty. Reszta portfela to jedna transakcja i cisza.

I trzecia rzecz, przez którą warto przejrzeć wygrane firmy pojedynczo, zamiast patrzeć na sumę. W tamtej bazie dwaj najwartościowsi klienci urośli po podpisie, nie przed nim. Żadnej z tych ścieżek nie widać w lejku sprzedaży, bo lejek kończy liczenie na umowie.

To zmienia wniosek z całego audytu. Wróć w tym miejscu do rozbicia 100% na 29% z poprzedniej sekcji: ta linia usług sprzedawała się obecnym klientom bezbłędnie i słabo na zimno. Firma, która ma taki rozkład, a mierzy wyłącznie pozyskanie, mierzy mniejszą część własnego biznesu. Cztery punkty, które warto zacząć zapisywać po wygranej: podpis z ustalonym terminem startu, koniec wdrożenia, moment, w którym zespół faktycznie pracuje w systemie, i zmierzony wynik przed i po. Ten ostatni jest warunkiem wejścia do rozmowy o czymkolwiek dodatkowym. Powtarzalny przychód bierze się z powtarzalnego wyniku, a nie z propozycji złożonej przy okazji przekazania systemu.

Przy tej sekcji pułapka druga z poprzedniej listy boli najbardziej. Rekordy podwykonawstwa trafiają w medianę i w firmografię naraz, więc odsiej je, zanim policzysz cokolwiek o wygranych.

Dlaczego analiza win/loss oparta na samych wygranych myli

Klasyczna analiza win/loss zestawia dwie grupy, sprawy wygrane i przegrane, najlepiej z rozmowami po obu stronach. W praktyce prawie nikt nie ma drugiej połowy i to jest największa dziura, jaką znajduję w audytach.

W audytowanej bazie proporcje wyglądały tak: transkrypcje rozmów obejmowały 38 z 86 wygranych i 10 ze 104 przegranych. Materiał jakościowy istniał więc głównie po stronie tych, którzy powiedzieli „tak". Pole z powodem straty było wypełnione w 42% przegranych. Dwanaście rekordów wskazywało konkurenta i ani jeden nie podawał jego nazwy.

W konsekwencji persony opisują tych, którzy kupili. Nie wiadomo, kto blokuje. Budujesz profil klienta docelowego z grupy, która z definicji przeszła przez wszystkie Twoje filtry, i utwierdzasz się w tym, co już robisz. To ten sam mechanizm, przez który firma wie, dlaczego wygrywa, i zgaduje, dlaczego przegrywa.

Trzy rzeczy, które to odkręcają, w kolejności od najtańszej:

  1. Dopisz do powodu straty nazwę tego, kto wygrał. Jedno pole tekstowe. Po roku wiesz, z kim realnie konkurujesz, zamiast wiedzieć, że „z konkurencją".
  2. Nagrywaj wszystkie rozmowy. To jedyne źródło odpowiedzi na pytanie, czego chciał ktoś, kto nie kupił.
  3. Odsiewaj dyskwalifikacje od strat. Sprawa, która nie przeszła Twojej własnej bramki, nie jest przegraną. Wrzucona do jednego worka z realnymi porażkami zawyża wskaźnik straty i zaciemnia jego rozkład.

Do czasu, aż te trzy rzeczy zaczną działać, analizę win/loss opisujesz z podaną asymetrią próbki. To nadal jest użyteczne. Przestaje być użyteczne dopiero wtedy, gdy udajesz, że próbka jest symetryczna.

Jak przeprowadzić taki audyt u siebie w osiem kroków

Kolejność ma znaczenie, bo każdy krok czyści dane pod następny.

1. Odczytaj schemat, a nie dokumentację. Wyciągnij listę obiektów, pól i wartości słownikowych z samego systemu. Dokumentacja opisuje, jak miało być. Schemat pokazuje, jak jest. Zapisz datę odczytu, bo wszystkie liczby są z tego dnia.

2. Policz wypełnienie każdego pola. Zanim policzysz cokolwiek innego.

3. Znajdź wszystkie miejsca, w których stoi lejek. Razem z listami, arkuszami i tym jednym widokiem, który ktoś zrobił sobie prywatnie.

4. Odsiej to, co nie jest sprzedażą. Podwykonawstwo, partnerów, rekordy testowe, duplikaty i klientów bez śladu transakcji. Dopiero teraz wolno liczyć sumy i mediany.

5. Policz sześć liczb i rozkład powodów straty. Rozkład jest tu najważniejszy, bo z niego wynika kształt całej rekomendacji.

6. Przejrzyj wygrane firmy pojedynczo i uzupełnij o nich dane. To jedyny krok, w którym dopisujesz coś do bazy zamiast tylko ją czytać. Wielkość, branża, kto podpisał, czy była wyodrębniona rola handlowa. Potem policz skuteczność w przedziałach wielkości, medianę wartości klienta wobec ceny katalogowej i udział tych, którzy kupili drugi raz. Z tego wychodzi profil klienta docelowego policzony, a nie zadeklarowany.

7. Zderz dane z deklaracją. Strona, cennik, katalog usług i to, co zespół mówi o sobie na spotkaniu, kontra CRM.

8. Wypisz osobno luki i osobno wnioski. Czego nie da się rozstrzygnąć z danych, nie idzie do wniosków. Idzie na listę pytań z właścicielem i terminem.

Krok ósmy jest tym, przy którym najłatwiej oszukać samego siebie. Kuszące jest domalowanie brakującego fragmentu założeniem, bo raport wygląda wtedy pełniej. Trzy miesiące później nikt nie pamięta, które zdanie było policzone, a które odgadnięte.

Kroki 1–5 liczy się zapytaniami, jeśli masz dostęp do API. Krok 6 jest najbardziej ręczny z całej listy. Krok 7 wymaga rozmowy, a krok 8 decyduje o tym, czy raport się do czegokolwiek nadaje.

Czego w takim raporcie nie robić

Trzy rzeczy, które psują wynik, choć każda wygląda niewinnie.

Nie wyciągaj wniosku z pola wypełnionego poniżej połowy. Powtarzam to przez cały tekst celowo, bo to jedyny błąd z tej listy, którego nie widać w gotowym raporcie.

Nie podawaj średniej tam, gdzie jeden rekord jest kilkukrotnie większy od mediany. Jedna duża sprawa przesuwa średnią tak, że przestaje opisywać cokolwiek. Podawaj medianę i osobno wspomnij o rekordzie odstającym.

Nie sklejaj w jedną liczbę dwóch trybów sprzedaży o różnej mechanice. Sprzedaż do obecnych klientów i sprzedaż z zimnego rynku mają inną skuteczność, inny cykl i inny koszt. Wspólna liczba wygląda dobrze i myli przy planowaniu, a to najgorsza kombinacja.

Do tego jedna rzecz, której z audytu nie wyciągniesz nigdy, choć bywa ważniejsza od wszystkich policzonych liczb. Ile projektów jesteś w stanie prowadzić naraz. Jeśli ta liczba jest mniejsza niż liczba spraw wynikająca z rachunku na pokrycie, więcej leadów niczego nie zmieni. Wtedy rozmowa przenosi się na cenę albo na mix usług i to jest zupełnie inny projekt niż porządkowanie CRM.

Jeśli chcesz sprawdzić, co da się wyczytać z Waszego systemu, to jest zakres audytu CRM: dane, proces i raporty plus plan naprawy z kolejnością. Jeśli CRM dopiero stawiacie, warto ustawić pola i etapy tak, żeby za rok było z czego liczyć, i o tym jest tekst o wdrożeniu CRM krok po kroku. Możesz też po prostu umówić 30 minut albo napisać: grzesiek@zawlodzki.pl.

O autorze

Grzegorz Zawłodzki
Konsultant CRM i automatyzacji sprzedaży B2B

Wdrażam CRM, AI w sprzedaży i automatyzacje w firmach.

Masz CRM od kilku lat i nie wiesz, co z niego wynika? Przejrzę dane, proces i raporty, i powiem, co da się z nich policzyć.

Porozmawiajmy

Masz CRM od kilku lat i nie wiesz, co z niego wynika? Przejrzę dane, proces i raporty, i powiem, co da się z nich policzyć.

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Czy audyt ma sens, jeśli CRM jest zaniedbany i nikt go nie uzupełnia?

Ma, i to jest najczęstszy przypadek, z jakim się spotykam. Właściciel firmy, która wdrożyła Pipedrive samodzielnie, powiedział mi to na pierwszej rozmowie wprost: wykorzystujemy ten system w niewielkim procencie i nie wiem nawet, czy on odpowiada temu, czego potrzebujemy. Zaniedbana baza wciąż ma historię, a z historii liczy się sześć liczb z tego tekstu. Braki w danych też są wynikiem, bo pokazują, których decyzji nikt dziś nie podejmuje na podstawie liczb.

Ile danych trzeba mieć, żeby to policzyć?

Moja reguła kciuka: kilkadziesiąt zamkniętych spraw wystarczy na skuteczność i rozkład powodów straty, a poniżej dwudziestu przestaję podawać procenty i opisuję rozkład słowami. Do wniosków o firmografii potrzeba więcej, bo tam próbka dzieli się na przedziały i każdy z nich robi się mały. Przy trzech wygranych w jednym przedziale nie pisz procentu, tylko „trzy przypadki", i traktuj to jako kierunek do sprawdzenia.

Czy da się to zrobić bez programisty?

Sześć podstawowych liczb tak, z eksportu do arkusza. Wypełnienie pól policzysz tam samo, kolumna po kolumnie. Trudniej jest z rzeczami, których standardowy raport nie umie, na przykład ze stosunkiem dwóch wielkości na jednym wykresie: Pipedrive tego nie policzy i trzeba zrobić dwa osobne wskaźniki albo policzyć to poza systemem.

Czy da się zrobić analizę win/loss bez dzwonienia do klientów, którzy nie kupili?

Da się zrobić jej połowę i trzeba to nazwać po imieniu. Z samych danych policzysz skuteczność w segmentach, rozkład powodów straty i profil tych, którzy kupili. Nie policzysz, czego chciał ktoś, kto odpadł, bo tej informacji nikt nie zapisał. Zacznij od dwóch rzeczy, które nic nie kosztują: dopisz do powodu straty nazwę firmy, która wygrała, i nagrywaj też te rozmowy, które kończą się niczym. Za pół roku masz drugą połowę analizy.

Czym audyt CRM różni się od audytu sprzedaży?

Audyt CRM patrzy na system: pola, etapy, dane, raporty i to, co da się z nich wyczytać. Audyt sprzedaży zaczyna się od procesu i od rozmów z zespołem, a CRM jest w nim jednym ze źródeł. W praktyce te dwa zakresy zachodzą na siebie, bo w firmie, która ma CRM od kilku lat, dane są najszybszą drogą do zrozumienia procesu.

Co zrobić z wnioskami, które wychodzą sprzeczne z tym, co myślał zarząd?

Postaw obie liczby obok siebie i podaj, skąd każda pochodzi. Sprzeczność między prognozą zespołu a historią lejka jest najuczciwszą informacją, jaką dostaje zarząd, i nie wymaga kłótni z nikim. Kłótnia zaczyna się wtedy, gdy podasz jedną liczbę bez pokazania drugiej.

Jak często powtarzać taki audyt?

Raz na rok wystarczy, pod warunkiem że przy pierwszym zapiszesz migawkę bazową z datą. Bez punktu odniesienia drugi audyt jest znowu pierwszym, a Ty nie wiesz, czy cokolwiek drgnęło.

Newsletter Sales Atlas

Raz w tygodniu dostaniesz bezpłatnie, jedno gotowe rozwiązanie, jak skutecznie wykorzystać nowoczesne technologie w sprzedaży B2B.

Dzięki za zaufanie! Zapisałeś się do newslettera!
Ups! Coś poszło nie tak, wpisz jeszcze raz adres e-mail.

Zapisując się, zamawiasz newsletter Wellbiz sp. z o.o. i zgadzasz się na otrzymywanie e-maili z poradami i ofertami. Wypiszesz się jednym kliknięciem. Link jest w każdej wiadomości. Regulamin newslettera, Polityka prywatności