Kryterium wyjścia mówi, co musi być prawdą po stronie klienta, żeby szansa mogła przejść na kolejny etap. Kryterium wejścia opisuje ten sam moment od strony następnego etapu, więc zwykle zapisujesz je tylko raz. Wyjątkiem jest pierwszy etap oraz sytuacja, w której szansa może wejść do lejka skrótem, na przykład z polecenia prosto do rozmowy o warunkach.
Bez tych warunków etap jest opinią handlowca. Jedna osoba przesunie szansę po wysłaniu oferty, druga dopiero po odpowiedzi klienta, a raport policzy je tak samo. Jeśli potrzebujesz najpierw ułożyć cały proces, zacznij od przewodnika jak ułożyć proces sprzedaży w B2B. Tutaj zajmuję się jednym elementem: regułą przejścia między kolumnami.
W skrócie:
Kryterium zmienia stan szansy. Zadanie mówi handlowcowi, co ma zrobić. Pole przechowuje informację potrzebną do decyzji albo raportu. Pomieszanie tych trzech rzeczy tworzy lejki, w których każda wykonana czynność dostaje własną kolumnę.
| Element | Na jakie pytanie odpowiada | Przykład | Gdzie go zapisać |
|---|---|---|---|
| Kryterium wyjścia | co musi się wydarzyć, żeby szansa poszła dalej | klient potwierdził problem, osobę decyzyjną i termin | opis etapu albo dokument procesu |
| Zadanie | co ma teraz zrobić handlowiec | wysłać podsumowanie rozmowy do piątku | aktywność z terminem i właścicielem |
| Pole | jaką informację trzeba zachować | termin decyzji: 30.09.2026 | pole daty w CRM |
| Automatyzacja | co system robi po spełnieniu warunku | po wejściu na etap zakłada zadanie dla właściciela | reguła w CRM albo n8n |
„Wysłanie oferty” nie jest dobrym etapem, bo mówi wyłącznie o Waszej czynności. Ofertę można wysłać zanim klient potwierdzi problem, budżet albo osobę decyzyjną. System pokaże ruch, choć po stronie kupującego nic się nie zmieniło.
Wyjście z jednego etapu jest wejściem do następnego. Jeżeli na końcu „Rozpoznania” zapiszesz „klient potwierdził diagnozę”, nie ma sensu kopiować tego samego zdania jako wejścia do „Rozwiązanie pasuje”. Dwie kopie tej samej reguły brzmią porządnie do dnia, w którym ktoś poprawi tylko jedną.
Kryterium wejścia zapisuj osobno w trzech przypadkach:
To jest mały detal, który później robi dużą różnicę. Jedna z klientek zapytała mnie wprost, jak raportować gorące leady, które od razu zaczynają od oferty. Wpychanie ich przez wszystkie wcześniejsze etapy poprawiłoby wygląd konwersji, ale zafałszowałoby drogę, którą naprawdę przeszły.
Dobre kryterium da się ocenić „tak” albo „nie” na podstawie zachowania klienta albo konkretnego śladu w sprawie. „Klient jest zainteresowany” odpada, bo dwóch handlowców zinterpretuje to inaczej. „Klient zaakceptował termin kolejnej rozmowy i zaprosił osobę decyzyjną” da się sprawdzić w kalendarzu.
| Słabe kryterium | Co jest z nim nie tak | Kryterium, które da się sprawdzić | Dowód |
|---|---|---|---|
| skontaktowaliśmy się z klientem | opisuje próbę handlowca, nie reakcję klienta | klient odpowiedział i zgodził się na rozmowę | mail albo zaakceptowane zaproszenie |
| potrzeby rozpoznane | nie wiadomo, kto i co uznał za rozpoznane | klient potwierdził podsumowanie problemu i oczekiwany wynik | odpowiedź na podsumowanie lub notatka z cytatem |
| prezentacja zrobiona | spotkanie mogło niczego nie zmienić | klient wskazał, które elementy rozwiązania pasują i czego jeszcze brakuje | notatka ze wskazanymi warunkami |
| oferta wysłana | ofertę można wysłać bez zgody na zakres | klient potwierdził zakres, cenę i termin decyzji | odpowiedź do oferty i data decyzji |
| negocjacje | nazwa nie mówi, czy sprawa żyje | klient odesłał konkretne uwagi do ceny, zakresu albo umowy | wiadomość lub wersja dokumentu z uwagami |
Przy każdym zdaniu przejdź pięć testów:
Jeśli odpowiedź na drugie pytanie brzmi „to zależy od wyczucia handlowca”, kryterium nie jest jeszcze gotowe.
Jedna karta etapu powinna zmieścić się na jednej stronie. Jeżeli wymaga pięciu stron instrukcji, etap prawdopodobnie łączy kilka różnych stanów albo kryterium nadal jest zbyt ogólne.
| Pole karty | Przykład dla etapu „Rozwiązanie potwierdzone” |
|---|---|
| Definicja etapu | klient rozumie proponowane rozwiązanie i potwierdził, że odpowiada ono na nazwany problem |
| Kryterium wejścia | takie samo jak wyjście z „Diagnoza potwierdzona” |
| Kryterium wyjścia | klient wskazał, że chce przejść do uzgodnienia ceny, zakresu i terminu |
| Zły przykład wyjścia | handlowiec przeprowadził prezentację |
| Dowód po stronie klienta | mail, nagranie rozmowy albo notatka z jego potwierdzeniem |
| Dane wymagane | problem, oczekiwany wynik, osoby uczestniczące w decyzji, termin następnego kroku |
| Następne działanie | przygotowanie zakresu albo oferty z terminem |
| Wyjątek | przetarg lub klient z polecenia wchodzi inną drogą, oznaczoną w polu źródła |
| Docelowy czas i próg alarmu | ustalone z Waszych danych historycznych, osobno dla tego procesu |
Własny Blueprint Procesu Sprzedaży trzyma te elementy w jednym pliku, z którego powstaje widok dla handlowca, kontekst dla AI i konfiguracja dla API. To ma znaczenie, bo kryteria przestają być czwartym dokumentem, który trzeba ręcznie poprawiać po każdej zmianie.
Zacznij od prawdziwych spraw, nie od pustej tablicy w CRM. Pusta tablica prowokuje do wpisania standardowych etapów: lead, kwalifikacja, oferta, negocjacje, wygrana. Historia klienta pokazuje momenty, w których rzeczywiście zmieniała się sytuacja.
Szerzej tę kolejność, razem z procesem zakupowym klienta i przykładowymi etapami B2B, opisałem w artykule o procesie sprzedaży.
Pozwól mu pominąć etap, jeśli po stronie klienta naprawdę wydarzyło się już to, co wcześniejsze etapy miały potwierdzić. Proces jest drogą domyślną, a nie klatką. Winning by Design opisuje ten sam problem od strony architektury przychodu: etapy pomagają ludziom interpretować stan szansy i prognozować, ale klienci rzadko idą idealnie po linii.
Skrót potrzebuje trzech rzeczy:
Nie twórz osobnego lejka dla każdego wyjątku. Osobny proces ma sens dopiero wtedy, gdy klient kupuje inaczej, zespół wykonuje inne zadania i chcesz te sprawy mierzyć osobno. Polecenie, które ominęło dwie kolumny, nadal może być zwykłą sprzedażą w tym samym procesie.
W CRM kryteria przekładasz na opis etapu, wymagane pola, następne działanie i reguły automatyzacji. Nie każde kryterium da się wymusić polem. Odpowiedź klienta może być w mailu albo notatce, ale termin decyzji i osoba decyzyjna powinny już mieć własne miejsce.
Pipedrive pozwala ustawić pola wymagane dla konkretnych lejków i etapów. Zacznij od dwóch lub trzech danych, bez których kolejny etap faktycznie nie ma sensu. Jeśli oznaczysz wszystko jako obowiązkowe, handlowiec wpisze cokolwiek, żeby zamknąć okno.
Automatyzacje dodawaj po okresie pracy na kryteriach. Zmiana etapu może założyć zadanie, powiadomić managera albo przekazać dane do realizacji, więc zła reguła nie kończy się na złym raporcie. Uruchamia prawdziwą pracę w złym momencie.
Jeśli dopiero stawiacie CRM w firmie, te ustalenia są pierwszym etapem pełnego wdrożenia Pipedrive. Konfiguracja zaczyna się później, kiedy wiadomo już, co system ma odwzorować i czego pilnować.
Kryteria działają wtedy, gdy zespół potrafi przypisać tę samą szansę do tego samego etapu bez narady. Dopiero potem warto patrzeć na konwersję i czas.
| Test | Co robisz | Dobry wynik |
|---|---|---|
| Zgodność zespołu | trzy osoby osobno przypisują pięć tych samych szans | wybierają te same etapy i wskazują ten sam dowód |
| Konwersja | porównujesz przejścia między sąsiednimi etapami | spadek ma przyczynę w zachowaniu klienta, nie w odkliknięciu czynności |
| Czas etapu | liczysz dni między spełnieniem dwóch kryteriów | wynik odpowiada tempu procesu, a nie dniu porządków w CRM |
| Prognoza | sprawdzasz szanse z bieżącego miesiąca | każda spełnia kryterium swojego etapu i ma następny krok |
| Przejęcie klienta | inna osoba otwiera rekord bez rozmowy z właścicielem | rozumie stan sprawy, dowód i to, co ma się wydarzyć dalej |
Managerka sprzedaży z jednego z wdrożeń chciała mierzyć czas pojedynczego etapu oraz całego odcinka od spotkania do propozycji. Taki raport ma sens dopiero wtedy, gdy obie granice są zdarzeniami, a nie dniem, w którym ktoś przypomniał sobie o aktualizacji CRM.
Jeżeli prognoza nadal się rozjeżdża, sprawdź co zwykle zawyża prognozę sprzedaży. Do stałego przeglądu managera przydadzą się też raporty sprzedażowe w CRM.
Agent podłączony do CRM rozpozna kontakt, organizację i szansę, ale nie odtworzy reguły, której nigdzie nie zapisaliście. Jeśli ma ocenić jakość lejka albo przesuwać szanse, musi znać kryterium, dowód i pola, których nie wolno mu zmieniać samodzielnie.
To jest drugi powód, dla którego trzymam kryteria poza samą konfiguracją CRM. Człowiek potrzebuje krótkiej karty etapu. Agent potrzebuje tej samej reguły w formie, którą potrafi odczytać. Szerzej pokazuję to w tekście o tym, dlaczego wdrożenie agenta AI zaczyna się od spisania procesu.
Jeśli poprawiasz dwa kryteria i jedną nazwę, zmień istniejący lejek. Jeśli nowy proces ma inne granice etapów, pola i automatyzacje, zbuduj go obok i przenieś każdą otwartą szansę po krótkim przeglądzie.
Sama zmiana nazw kolumn zostawia w środku stare szanse, których nikt nie ocenił według nowych zasad. Nowy lejek wymusza decyzję: na jakim etapie ta sprawa naprawdę jest, kto ją prowadzi i co ma się wydarzyć dalej. To porządkowanie jest częścią zmiany, a nie kosztem ubocznym.
Nie przełączaj automatyzacji w ciemno. Najpierw sprawdź, które reguły korzystają ze starego identyfikatora etapu, jakie maile wychodzą po zmianie i co trafia do raportów. Obawa o „rewolucję w lejku” jest rozsądna, jeśli etap uruchamia kilka działań poza CRM.
Wdrażam CRM-y na co dzień i od procesu zaczynam każdy projekt. Dla zespołu do pięciu osób wdrożenie i szkolenie z Pipedrive obejmuje etapy, kryteria wejścia i wyjścia, kwalifikację, pola, raporty, warsztaty oraz treningi 1:1. Projekt trwa trzy miesiące i kosztuje 6000 zł netto miesięcznie, 18 000 zł łącznie.
Jeśli problem jest szerszy niż CRM i nie wiesz, czy blokuje Was proces, segment, sposób kwalifikacji czy zarządzanie zespołem, właściwym pierwszym krokiem jest audyt sprzedaży B2B. Możesz też umówić bezpłatną konsultację, jeśli chcesz najpierw rozdzielić te dwie sytuacje.
O autorze
Wdrażam CRM, AI w sprzedaży i automatyzacje w firmach.
Etapy lejka sprzedażowego powinny odpowiadać momentom, w których zmienia się sytuacja klienta: odpowiada, potwierdza problem, uznaje rozwiązanie, uzgadnia warunki i podpisuje. Nazwy oraz liczba etapów zależą od sposobu kupowania w danej firmie. Każdy etap potrzebuje kryterium wyjścia i dowodu.
Najczęściej spotkasz pozyskanie kontaktu, kwalifikację, rozpoznanie potrzeb, ofertę, negocjacje i zamknięcie. To dobra lista orientacyjna, ale słaba konfiguracja CRM, dopóki nie dopiszesz, co klient musi potwierdzić na granicy każdego etapu.
Najważniejsza jest granica między rozpoznaniem problemu a proponowaniem rozwiązania. Jeśli klient nie potwierdzi diagnozy, oferta odpowiada na założenie handlowca. W praktyce etap jest jednak wart tyle, ile jego kryterium i dowód.
Klasyczny podział to pozyskanie kontaktu, rozpoznanie potrzeb, oferta, negocjacje i zamknięcie. W sprzedaży B2B taki skrót trzeba rozwinąć o zachowanie klienta, bo sama czynność sprzedawcy nie potwierdza postępu. Przykładowy proces rozpisany od strony klienta znajdziesz w artykule o procesie sprzedaży.
Dobra sprzedaż prowadzi klienta po decyzjach, których potrzebuje do zakupu, i nie przesuwa go dalej bez potwierdzenia. W CRM oznacza to jawne kryteria etapów, następne działanie z terminem, prawdziwy powód straty i zamykanie spraw, które przestały się toczyć.
Raz w tygodniu dostaniesz bezpłatnie, jedno gotowe rozwiązanie, jak skutecznie wykorzystać nowoczesne technologie w sprzedaży B2B.
Zapisując się, zamawiasz newsletter Wellbiz sp. z o.o. i zgadzasz się na otrzymywanie e-maili z poradami i ofertami. Wypiszesz się jednym kliknięciem. Link jest w każdej wiadomości. Regulamin newslettera, Polityka prywatności
