Program Asana sprawdza się w firmie, która prowadzi wiele podobnych projektów, przekazuje pracę między kilkoma osobami i potrzebuje jednego miejsca z odpowiedzią na pytanie „kto teraz co robi". Przeszkadza wtedy, gdy ma zastąpić CRM, dysk z dokumentami i bieżącą rozmowę, albo gdy firma kupuje ją zamiast ustalić, kto za co odpowiada.
Poniżej jest opinia z drugiej strony niż wszystkie, które znajdziesz w wynikach wyszukiwania. Nie oceniam funkcji z cennika. Opisuję, co się dzieje z tym narzędziem po trzecim miesiącu w firmie, która już je kupiła.
Jeśli dopiero sprawdzasz, czym to w ogóle jest, zacznij od przewodnika czym jest Asana i jak działa. Jeśli nie wybrałeś jeszcze kategorii narzędzia, jest osobny tekst o tym, jak wybrać program do zarządzania projektami.
W skrócie:
Bo w wynikach mieszają się trzy różne rzeczy, a wyszukiwarka ich nie rozdziela. Sprawdziłem SERP na frazę asana opinie 22 września 2026 i pierwsza pozycja organiczna prowadzi do profilu pracodawcy Asana Poland na GoWork, z oceną 1,3 na 5 z trzech głosów i komentarzem o rekrutacji na stanowisko recepcjonisty. Druga to wątek z Reddita o kulturze pracy w firmie, sprzed ośmiu lat. Pierwsza recenzja samego programu jest dopiero trzecia.
Do tego dochodzi joga. W polskich odpowiedziach generatywnych słowo „asana" domyślnie oznacza pozycję ciała. Pięć najczęściej cytowanych źródeł dla tego hasła to portale jogowe i sklep sportowy. Dlatego jeśli szukasz opinii o programie, wpisuj „program Asana" albo „Asana zarządzanie projektami". Sama nazwa zwróci Ci mieszankę trzech tematów.
Zostają więc recenzje narzędzia. Te, które dziś rankują, napisały firma od e-mail marketingu i firma hostingowa. Są poprawne i nieaktualne. Artykuł dhosting jako wadę Asany podaje brak natywnego modułu do śledzenia czasu, a Asana ma śledzenie czasu wbudowane w planie Advanced, razem z estymacją i raportami po osobach. Blok AI Overview nad wynikami wycenia „plany Premium i Business", których w cenniku Asany nie ma od dawna, i twierdzi, że darmowa wersja obsługuje 15 osób. Obsługuje dwie.
Wtedy, gdy praca jest powtarzalna i przechodzi przez kilka osób. To jedno zdanie tłumaczy większość udanych wdrożeń, które prowadziłem.
| Sytuacja w firmie | Asana pomaga | Dlaczego |
|---|---|---|
| Kilkanaście podobnych projektów rocznie, każdy o zbliżonym przebiegu | tak | Szablon zamyka przebieg raz, każdy kolejny projekt startuje z gotową listą kroków i właścicieli |
| Praca przechodzi między działami: sprzedaż, produkcja, jakość, marketing | tak | Zadanie ma jednego właściciela i termin, więc przekazanie widać, zamiast domyślać się go z maila |
| Lider prowadzi 20–40 spraw naraz i nie wie, które stoją | tak | Widok ponad projektami pokazuje statusy bez zbierania ich na spotkaniu |
| Jedna osoba, zadania niepowtarzalne, brak przekazywania pracy | nie | Lista w notatniku wystarczy, a rachunek za Asanę i tak przyjdzie |
| Firma chce trzymać w jednym narzędziu sprzedaż, dokumenty i rozmowy | nie | Trzy różne zastosowania, trzy różne narzędzia; próba scalenia kończy się porzuceniem |
| Zespół deweloperski pracujący w Jirze | nie | Jira robi to lepiej, a spięcie obu systemów jest tańsze niż migracja |
Z rzeczy, które ludzie chwalą po kilku miesiącach, najczęściej wraca jedna, której nie ma w żadnej recenzji z pierwszej dziesiątki: możliwość przypisania jednego zadania do dwóch projektów naraz. Kierownik projektu widzi je w swoim harmonogramie, dział jakości w swoim rejestrze, a zadanie jest jedno i aktualizuje się w obu miejscach. To rozwiązuje spór o to, „czyje" jest zadanie, który w arkuszach kończy się dwiema kopiami i dwiema wersjami prawdy.
Wtedy, gdy ma załatwić problem, który nie jest problemem narzędziowym. Trzy sytuacje wracają najczęściej.
Firma kupuje Asanę zamiast ustalić odpowiedzialność. Narzędzie pokaże, że zadanie stoi, i pokaże, kto jest jego właścicielem. Nie nauczy nikogo delegowania ani nie zmusi kierownika do podjęcia decyzji, której unika. Po wdrożeniu widać to samo co przed, tylko wyraźniej i w kolorach.
Zespół dostaje do wypełnienia więcej, niż potrzebuje do pracy. W jednej firmie próbowaliśmy oznaczać zadania polami własnymi, żeby dało się je filtrować po kategorii. Po kilku tygodniach zespół przestał je uzupełniać, bo utrzymanie tych oznaczeń kosztowało więcej niż dawał raport. Zrezygnowaliśmy. Każde pole, które nie jest potrzebne do wykonania zadania, tylko do raportu, jest kandydatem do usunięcia albo do automatyzacji.
Przejrzystość trafia na opór, którego nikt nie nazwał. Część pracowników nie boi się Asany. Boi się tego, że po spisaniu pracy będzie widać, ile jej realnie mają i co się z nią dzieje. Uprzedzam o tym sponsora na pierwszym spotkaniu, bo ten opór wygląda jak problem z obsługą narzędzia i bywa tak właśnie raportowany.
Żadna recenzja nie odpowiada na pytanie, które decyduje o wyniku wdrożenia: kto w Twojej firmie będzie pilnował, żeby wszyscy robili to tak samo.
Asana nie narzuca struktury. Pozwala zrobić to samo na pięć sposobów, a w firmie bez ustalonych zasad wszystkie pięć pojawi się w pierwszym miesiącu. Jeden dział założy projekt na klienta, drugi na miesiąc, trzeci na osobę. Po kwartale nikt nie zrobi raportu ponad tym, bo nie ma czego porównać. To jest najdroższy błąd początku i przenosi się na całą dalszą pracę, bo poprawianie hierarchii w działającym systemie oznacza przenoszenie setek zadań ręcznie.
Trzy działy, trzy różne osie projektu. Dopiero zestawione obok siebie pokazują, dlaczego raport ponad projektami nie ma z czego powstać.
Drugą rzeczą, której recenzje nie mierzą, jest koszt utrzymania porządku. Szablon trzeba dopracować, zanim skopiujesz go dla wszystkich klientów, bo późniejsza zmiana oznacza ręczną poprawkę w każdym skopiowanym projekcie. Reguła automatyczna z nazwiskiem konkretnej osoby powielona w dwudziestu projektach oznacza dwadzieścia miejsc do zmiany, kiedy ta osoba odejdzie. Takie decyzje podejmuje się w pierwszym tygodniu, a płaci się za nie w trzecim kwartale.
Trzecia rzecz to prawo do rozstrzygania. W firmach, gdzie wdrożenie się udało, zawsze była jedna osoba z realną władzą, która mogła powiedzieć „u nas robimy tak" i nie zostać przegłosowana przez dział, któremu ten sposób nie pasuje. Tam, gdzie takiej osoby nie było, po pół roku działały trzy konwencje naraz.
To są błędy, które widziałem wielokrotnie i wszystkie da się zrobić w pierwszym tygodniu, zanim ktokolwiek zorientuje się, że to błędy.
Recenzje wymieniają cenę i krzywą uczenia. To prawda, ale to nie są rzeczy, które zaskakują firmy po zakupie. Zaskakują te:
Nie jest CRM-em. Da się w niej zbudować rejestr firm i osób kontaktowych, tylko wychodzi z tego konstrukcja, w której zespół się gubi, bo Asana nie ma pojęcia szansy sprzedaży, historii kontaktu ani lejka. Przy kilkuosobowym zespole handlowym to się jeszcze broni jako prowizorka. Przy większej skali kończy się przepisywaniem danych. Jak wygląda granica między jednym a drugim i co przez nią przechodzi, opisałem w tekście o przekazaniu wygranej szansy z Pipedrive do Asany.
Nie zastąpi dysku z dokumentami. Pliki wgrane bezpośrednio do zadania zaczynają żyć własnym życiem i po miesiącu nikt nie wie, która wersja jest aktualna. Link do OneDrive albo SharePointa rozwiązuje to lepiej, bo respektuje uprawnienia systemu źródłowego.
Nie wyprze Jiry. Jeśli zespół programistyczny pracuje w Jirze i pracuje dobrze, przeniesienie go do Asany tylko dlatego, że reszta firmy tam siedzi, jest kosztem bez korzyści. Oba środowiska da się spiąć tak, żeby zarząd widział postęp bez zmiany narzędzia deweloperom.
Nie zakładaj konta na próbę z zamiarem „poklikania". Zrób co innego.
Wybierz jeden proces, który boli dziś, powtarza się co najmniej kilkanaście razy w roku, ma wyraźny początek i koniec i przechodzi przez kilka osób. Rozpisz go na kartce: kroki, kto odpowiada za każdy, co musi być gotowe, żeby ruszył następny. Potem poproś o to samo dwie osoby, które ten proces wykonują, osobno.
Pełne kryteria wyboru i przykłady pierwszych procesów z wdrożeń zebrałem w tekście o tym, od którego procesu zacząć wdrożenie Asany.
Jeśli trzy wersje się zgadzają, macie proces i Asana go zamknie w szablonie w dwa tygodnie. Jeśli się różnią, właśnie znalazłeś powód, dla którego narzędzie samo niczego nie naprawi. Kolejność jest wtedy odwrotna: najpierw ustalenie, potem konfiguracja.
To samo ćwiczenie odpowiada na pytanie o wielkość firmy, które pada najczęściej. Nie chodzi o to, ile masz osób, tylko ile razy w roku powtarza się ta sama praca i ilu ludzi przez nią przechodzi.
Wdrażam Asanę na procesach, które firma naprawdę prowadzi, nie na przykładach z materiałów producenta. Zaczynamy od rozmowy z ludźmi wykonującymi pracę, a nie od konfiguracji. Szkolenie jest częścią tej samej roboty, więc zespół uczy się narzędzia na własnych projektach i po zakończeniu ma szablon, a nie notatki.
Jeśli masz proces, który boli, i chcesz go zamknąć w narzędziu, tak wygląda wdrożenie Asany ze szkoleniem zespołu. Jeśli Asanę już masz, ale rozjechała się po pół roku używania, zacznij od audytu procesów w Asanie. Sprawdzam wtedy strukturę, reguły i to, gdzie zespół obchodzi system.
O autorze
Wdrażam CRM, AI w sprzedaży i automatyzacje w firmach.
Asana to amerykańska spółka technologiczna z San Francisco, notowana na nowojorskiej giełdzie pod symbolem ASAN od września 2020 roku. Założyli ją Dustin Moskovitz, współzałożyciel Facebooka, i Justin Rosenstein, który kierował tam zespołem inżynierskim. Firma sprzedaje program do zarządzania pracą i projektami o tej samej nazwie i ma biuro w Warszawie, co tłumaczy, skąd w polskich wynikach bierze się profil pracodawcy Asana Poland. Sama nazwa pochodzi z sanskrytu i oznacza pozycję ciała w jodze.
Nie. Profil na GoWork opisuje Asana Poland jako pracodawcę i zbiera komentarze osób, które przechodziły rekrutację albo tam pracowały. O jakości narzędzia nie mówi nic. Ta sama uwaga dotyczy wątków na Reddicie o kulturze firmy. To opinie o miejscu pracy, nie o programie.
Trzy wracają najczęściej u firm, które ją już mają. Miejsca rozliczają się w progach, więc szósta osoba w zespole podwaja rachunek. Narzędzie nie narzuca struktury, więc bez ustalonych zasad każdy dział buduje projekty po swojemu i raport ponad nimi przestaje być możliwy. Synchronizacja z kalendarzem działa tylko w jedną stronę. Wady wymieniane w recenzjach, czyli cena i bogactwo funkcji, są prawdziwe, ale mniej kosztowne.
Dla osoby wykonującej zadania jest prosta i dzień nauki wystarcza. Trudność leży gdzie indziej: w zaprojektowaniu, co ma być projektem, co zadaniem, kto wypełnia które pole i jak nazywają się rzeczy. Demo pokazujące wszystkie możliwości narzędzia w oderwaniu od konkretnego procesu jest trudniejsze do przyswojenia niż praca na własnym przykładzie, i to jest powód, dla którego szkolenie prowadzę na prawdziwych projektach firmy.
Tak, ale z zastrzeżeniem dotyczącym ludzi pracujących z dala od komputera. Procesy okołoprodukcyjne, czyli wprowadzanie nowego produktu, kontrola jakości czy obieg dokumentacji wstrzymania, układają się w Asanie dobrze i zastępują papierowe karty formularzem. Praca samej hali wymaga rozstrzygnięcia, czy zadania będą drukowane, czy ktoś będzie wprowadzał ich wyniki za zespół.
Przy jednym procesie i zespole do piętnastu osób pierwsze tygodnie wystarczają na uruchomienie, a około trzech miesięcy na to, żeby praca w Asanie przestała wymagać przypominania. Sprawdzianem nie jest liczba przeszkolonych osób, tylko aktywność po zakończeniu wdrożenia: czy ludzie zakładają zadania i zamykają je sami, kiedy nikt już nad tym nie stoi.
Excela zastąpi w tej części, w której służy on do śledzenia stanu prac, i to jest najczęstszy powód wdrożenia. Excela jako narzędzia do liczenia nie zastąpi i nie ma takiej potrzeby. Maila nie zastąpi wcale, bo komunikacja z klientem zostaje w skrzynce, a w Asanie zostaje decyzja i zadanie, które z tego maila wynikło.
Raz w tygodniu dostaniesz bezpłatnie, jedno gotowe rozwiązanie, jak skutecznie wykorzystać nowoczesne technologie w sprzedaży B2B.
Zapisując się, zamawiasz newsletter Wellbiz sp. z o.o. i zgadzasz się na otrzymywanie e-maili z poradami i ofertami. Wypiszesz się jednym kliknięciem. Link jest w każdej wiadomości. Regulamin newslettera, Polityka prywatności
