Podstawowe zasady jak korzystać z asana.com

Podstawy użytkowania

❌

• brak opisów projektów (szczególnie ważne dla nowych pracowników)
• tworzenie zadań w moich zadaniach bez przypisanego projektu
• brak porozumienia co ma być projektem, a co zadaniem

✅

• korzystanie z “Skrzynki odbiorczej” w aplikacji
• personalizacja “Moich zadań”
• wyłączenie lub zredukowanie powiadomień mailowych
• personalizacja powiadomień dotyczących projektów

Struktura projektów i zadań

❌

• projekty z kilkoma zadaniami
• projekty tworzone w dużych ilościach, których nie można archiwizować
• więcej niż 10 podzadań w zadaniach

✅

• maksymalnie 1 warstwa podzadań
• zadania zagnieżdżone max w 2 projektach
• krótkie tytuły zadań i sekcji
• używanie tylko tytułu, daty, osoby odpowiedzialnej dla podzadań

Wyszukiwanie

❌

• umieszczanie informacji w opisie
• umieszczanie informacji w tytule projektu lub zadania

✅

• korzystanie z pól własnych
• używanie biblioteki pól własnych
• umieszczanie informacji w polach możliwych do wyszukania przez zaawansowane wyszukiwanie

Nawigowanie bez wyszukiwania

❌

• powiązania zadań poprzez pola własne

✅

• powiązania zadań poprzez zależności
• powiązania zadań poprzez podwójne przypisywanie projektów

Wprowadzanie danych

❌

• rozpoczęcie procesu zaczyna się od stworzenia wielu zadań w kilku projektach
• duplikowanie “żywych” projektów

✅

• korzystanie z szablonów projektów i zadań
• firmowe reguły tworzenia i nazywania projektów

Automatyzacja

❌

• kaskadowe wywoływanie się automatyzacji
• brak opisów do zewnętrznych automatyzacji

✅

• automatyczne usuwanie współpracowników z długich procesów
• połączenia z zewnętrznymi aplikacjami z zachowaniem unikalnego ID

Zachowanie odpowiedzialności

❌

• “sztafeta” w przekazywaniu odpowiedzialności za zadania

✅

• tworzenie zadań uzupełniających

Raportowanie i historia

❌

• zadania bez projektów
• zadania bez daty zakończenia
• zadania bez właściciela
• zawsze otwarte powtarzające się zadania, bez ustawionego powtarzania

✅

• powtarzalne zadania tworzone jako nowe zadania, które nie kasują historii poprzednich

Możliwość eksportu

❌

• umieszczanie informacji w opisie
• warstwa podzadań

✅

• “bazodanowa” struktura danych (dane w polach własnych)

‍

W linku znajdziesz aktywną listę, z której możesz skorzystać w dokumentach Google.
Możesz też łatwo ją wydrukować. Link do listy w dokumentach Google ↗︎