Audyt wdrożonego CRM-a odpowiada na jedno pytanie: czy system daje to, po co go kupiliście, a jeśli nie, to co dokładnie stoi na przeszkodzie. Zanim za to zapłacisz, dziewięć rzeczy z tej listy sprawdzisz sam, w godzinę, w swoim CRM-ie, bez pomocy z zewnątrz.
Piszę to, bo w tej okolicy internetu jest osiem stron sprzedających audyt i ani jednej, która mówi, po czym poznać, że jest potrzebny. Poniżej masz dziewięć punktów z progiem przy każdym, wynik, który z nich wychodzi, i uczciwą informację, kiedy audyt nie ma sensu.
W skrócie:
System nie działa wtedy, gdy decyzje w firmie zapadają poza nim. Nie wtedy, gdy ktoś narzeka na interfejs.
To rozróżnienie jest ważne, bo najczęstsze objawy są mylące. Zespół może klikać w CRM codziennie i system nadal nie daje nic, na czym da się oprzeć prognozę. Może też narzekać na system, który działa dobrze, tylko wymaga pracy, której wcześniej nikt nie wykonywał.
Objawy, które realnie coś znaczą:
Ostatni punkt jest najlepszym pojedynczym testem. Jeśli proces sprzedaży istnieje wyłącznie w głowach ludzi, CRM jest miejscem, gdzie się go przepisuje po fakcie, a nie narzędziem, które go prowadzi.
Każdy punkt policzysz w swoim systemie na raportach, które już masz. Nie potrzebujesz do tego uprawnień administratora poza dostępem do raportów zespołu.
| # | Co sprawdzasz | Gdzie to zobaczysz | Czerwone światło |
|---|---|---|---|
| 1 | Ile otwartych szans stoi na tym samym etapie dłużej niż Wasz średni cykl sprzedaży | Raport szans otwartych, sortowanie po dacie ostatniej zmiany etapu | Więcej niż 30% otwartych szans |
| 2 | Ilu handlowców wpisało wartość szansy w ostatnich 30 dniach | Raport szans utworzonych, grupowanie po właścicielu | Ktokolwiek z zespołu ma zero |
| 3 | Czy da się policzyć konwersję między dwoma sąsiednimi etapami | Raport lejka, konwersja etap do etapu | Raport nie ma z czego policzyć albo wynik przekracza 100% |
| 4 | Czy powód straty jest wypełniony przy przegranych z ostatniego kwartału | Raport szans przegranych, grupowanie po powodzie | Puste w ponad 20% albo jedna wartość powyżej 60% |
| 5 | Ile rekordów wchodzi do systemu ręcznie zamiast z formularza, poczty lub integracji | Historia tworzenia szans i kontaktów, źródło | Ręcznie powyżej połowy |
| 6 | Czy ktoś w zespole prowadzi własny arkusz obok systemu | Zapytaj wprost każdego handlowca osobno | Choćby jedna osoba, i to jest zawsze ta sama informacja |
| 7 | Czy liczba z raportu managera zgadza się z liczbą, którą poda zespół z pamięci | Weź jeden zamknięty miesiąc i porównaj obie | Różnica powyżej 10% |
| 8 | Czy pola, po których chcesz analizować sprzedaż, są wypełnione | Raport z grupowaniem po segmencie, branży, źródle | Puste w ponad 30% rekordów |
| 9 | Czy nowy handlowiec ma z czego nauczyć się procesu bez pytania kolegi | Poszukaj instrukcji, opisu etapów, kryteriów kwalifikacji | Nie ma takiego dokumentu albo jest starszy niż ostatnia zmiana procesu |
Trzy z tych punktów mylą najczęściej i warto wiedzieć dlaczego.
Punkt 1 zwykle wygląda niewinnie, a jest najdroższy. Szanse, które stoją w lejku po zamkniętym terminie, nie znikają same i nikt ich nie zamyka, bo zamknięcie wygląda w raporcie jak porażka. Na jednym z audytów zespół cieszył się z pięciu milionów w lejku, z czego połowa to były stare, dawno pozamykane sprawy, których nikt nie ruszył. Prognoza liczona z takiego lejka jest fikcją i nikt tego nie zauważa, dopóki ktoś nie policzy dat.
Punkt 3 pokazuje, czy etapy w ogóle coś znaczą. Konwersja powyżej 100% między etapami znaczy, że szanse wchodzą do lejka w środku, z pominięciem wcześniejszych etapów. Jeśli wynik tego punktu Cię zaskoczył, zacznij od kryteriów wejścia i wyjścia na etapach lejka, bo bez nich konwersja nie ma czego mierzyć. Widziałem to u klienta, u którego handlowcy dodawali rekordy od razu do lejka retencji, pomijając pozyskanie, bo tak było szybciej. Raport pokazywał wtedy liczbę pozyskanych partnerów w miesiącu, która była nieprawdziwa, i dopiero rozmowa o niej to ujawniła.
Punkt 6 jest jedynym, którego nie policzysz z systemu. Własny arkusz obok CRM-a to najczystszy sygnał, że system nie obsługuje pracy, którą ktoś naprawdę wykonuje. Nie pytaj o to na spotkaniu zespołu, tylko każdego osobno, bo przy wszystkich nikt się nie przyzna. Odpowiedź „mam dwa albo trzy miejsca, w których muszę to wyklikać" pada częściej, niż wynikałoby to z raportów.
Policz, ile punktów zapaliło się na czerwono, i przeczytaj to z tabeli. Skala jest z mojej praktyki, nie z badania.
| Zapalone punkty | Co to znaczy | Co z tym zrobić |
|---|---|---|
| 0–2 | Konfiguracja trzyma się kupy, brakuje pojedynczych rzeczy | Popraw u siebie. Zwykle wystarczy domknąć jedno pole i jeden raport |
| 3–5 | System działa, ale proces nie jest spisany i każdy rozumie go inaczej | Zacznij od spisania kryteriów etapów. Konfiguracja jest wtórna |
| 6 i więcej | System opisuje proces, którego już nie ma, albo nigdy nie opisywał tego prawdziwego | Nie poprawiaj po kawałku. Tu potrzebna jest diagnoza całości |
Liczba zapalonych punktów nie mierzy nasilenia jednego problemu. Przy trzech do pięciu zmienia się rodzaj problemu, a razem z nim narzędzie, które cokolwiek da.
Najczęstszy wynik, jaki widzę, to cztery albo pięć. To jest ten przypadek, w którym poprawianie konfiguracji nic nie da. Pola i etapy są ustawione poprawnie, ale pod proces, którego zespół nie realizuje.
Dziewięć punktów wyżej pokazuje objawy. Przyczyny nie pokaże i nie jest to wada listy. Tyle właśnie da się wyczytać z raportów, po resztę trzeba pójść do ludzi.
Trzy rzeczy zostają poza zasięgiem:
Jak z tych liczb czytać sam proces sprzedaży, rozłożyłem osobno w tekście o tym, co da się wyczytać z CRM w trakcie audytu. Jeśli natomiast Twoja odpowiedź na punkt 6 i 9 brzmi „wszyscy", zacznij od tekstu o tym, dlaczego handlowcy nie korzystają z CRM, bo tam jest warstwa ludzka, której ta lista nie dotyka.
W trzech sytuacjach audyt jest wydatkiem, który nic nie wnosi, i lepiej to powiedzieć wprost.
Kiedy nie ma czego badać. Firma bez działającego konta z historią użycia nie ma materiału na audyt. Jeśli CRM stoi pusty od trzech miesięcy, diagnoza powie tylko tyle, że jest pusty. Wtedy zostaje wdrożenie od początku, a nie przegląd.
Kiedy problem jest już nazwany i ma jedną przyczynę. Jeżeli wiesz, że brakuje raportu dla managera i integracji z pocztą, to jest lista zadań, nie diagnoza. Zapłacenie za ustalenie czegoś, co już ustaliłeś, jest stratą.
Kiedy nikt nie zamierza wykonać rekomendacji. Raport z listą problemów bez decyzji, kto je naprawia i kiedy, kończy jako plik w folderze. To jest najczęstszy powód, dla którego odradzam audyt firmom, które proszą o niego przed zamknięciem roku, żeby „mieć to na papierze".
Jest jeszcze czwarty przypadek i różni się od tamtych trzech: audyt ma sens, tylko nie ten. Audyt CRM patrzy na system, czyli na pola, etapy, dane i raporty. Audyt sprzedaży obejmuje szerzej strategię, pozycjonowanie, sposób sprzedaży, zespół i wynagradzanie, a system jest tam jednym z elementów. Rozstrzyga to jedno pytanie: czy problem znika, gdy naprawisz narzędzie. Jeśli nie znika, narzędzie nie było problemem.
Dobre wdrożenie też się starzeje i to jest osobny przypadek, w którym audyt akurat ma sens. Po dwóch latach potrzeby potrafią zmienić się na tyle, że konfiguracja wymaga przemyślenia od nowa, choć w dniu uruchomienia była zrobiona porządnie. Audyt dopasowuje wtedy system do firmy, która wygląda już inaczej, i nie ma tu żadnego błędu do naprawienia.
To jest część audytu, której prawie nikt dziś nie robi, a od roku jest najczęstszym powodem, dla którego firmy do mnie piszą.
Kiedy zarząd decyduje o AI w sprzedaży, patrzy na to jak na zakup narzędzia. Tymczasem model podłączony do CRM-a widzi nazwy pól i wartości, a nie widzi reguł, na których ten CRM stoi. Nie wie, kiedy lead staje się szansą, bo tego nigdzie w systemie nie ma. Ta wiedza siedzi w głowach handlowców i w Twojej. Rozpisałem to w tekście o tym, od czego zacząć wdrożenie agenta AI.
Praktyczna konsekwencja dla audytu jest taka, że dane trzeba oceniać pod dwa różne zastosowania naraz:
| Do czego dane mają służyć | Co wystarcza | Co dodatkowo musi być spełnione |
|---|---|---|
| Raport dla managera | Wypełnione pola kluczowe, spójne etapy | — |
| Automatyzacja | To samo plus jedno źródło prawdy dla każdego pola | Wiadomo, kto albo co wypełnia dane pole |
| Agent AI | To samo plus spisane reguły procesu | Kryteria wejścia i wyjścia etapów, granice tego, czego agent nie edytuje |
Wymagania się kumulują, więc nie są trzema ścieżkami do wyboru. Firma, która ma pusto w punktach 4 i 8, nie stoi jeszcze na pierwszej warstwie.
Import jest tak dobry, jak dane wejściowe, i to samo dotyczy modelu. Jeśli osoby odpowiedzialne są raz zapisane inicjałami, raz imieniem, to jest niespójność, której człowiek nie zauważa, a automat się o nią potyka. Dlatego ocena gotowości danych pod automatyzacje i AI jest u mnie stałym punktem audytu, a nie osobną usługą: firma, która wyda pieniądze na AI na danych z punktów 4 i 8 tej listy, kupi sobie szybsze generowanie nieprawdy.
Druga rzecz, która wychodzi w tym samym miejscu, to granica między sprzedażą a realizacją. Wygrana szansa musi trafić do kogoś, kto ma ją wykonać, i najczęściej ten ktoś pracuje w zupełnie innym systemie. Prowadzę wdrożenia po obu stronach tej granicy, Pipedrive po stronie sprzedaży i Asanę po stronie realizacji, więc w audycie patrzę też na to, co dzieje się z danymi po wygranej. Zwykle okazuje się, że realizacja zaczyna od ponownego ustalania, co właściwie zostało sprzedane.
Audyt CRM u mnie kosztuje 3900 zł netto jednorazowo i trwa około dwóch tygodni. W tym są trzy warsztaty online z zespołem, resztę pracy wykonuję na tym, co już jest w systemie. Ceny na wrzesień 2026.
| Zakres | Audyt CRM | Wdrożenie do 5 osób |
|---|---|---|
| Cena netto | 3900 zł jednorazowo | 6000 zł/mies. przez 3 miesiące, łącznie 18 000 zł |
| Czas | około 2 tygodni | 3 miesiące |
| Proces sprzedaży | diagnoza | opracowanie od nowa |
| Struktura danych i pól | analiza | zaprojektowanie i migracja |
| Praca handlowców | przegląd na realnych szansach | treningi 1:1 z każdym |
| Naprawa | tylko szybkie poprawki na warsztatach | pełny zakres |
| Na końcu | raport z priorytetami i wycena naprawy | działający system |
Czego cena audytu nie obejmuje: naprawy w pełnym zakresie, migracji danych, treningów indywidualnych z handlowcami i wdrożenia rekomendacji dotyczących AI. Szybkie rzeczy poprawiam z Wami na warsztatach, więc część zmian zobaczysz jeszcze w trakcie, ale to nie jest wdrożenie rozłożone na raty.
Wycena naprawy jest tu produktem, a nie darmowym dodatkiem do oferty. Dostajesz liczbę, z którą możesz pójść do kogokolwiek, i to jest różnica między audytem a bezpłatną konsultacją, po której zostaje propozycja współpracy.
Cztery pytania, które warto zadać, zanim podpiszesz.
Na trzecie pytanie odpowiem od razu, bo jest niewygodne również dla mnie. Zdarza się, i wtedy audyt kończy się rekomendacją, której nie realizuję: spisaniem procesu sprzedaży z zespołem, zanim ktokolwiek dotknie ustawień. Wdrażam CRM-y na co dzień i widzę, że mniej więcej w co trzecim przypadku konfiguracja jest najmniejszym problemem.
Przejdź dziewięć punktów u siebie. To jest godzina roboty i po niej wiesz więcej o swoim systemie niż z większości bezpłatnych konsultacji, bo liczby są Wasze.
Sam. Jeśli zapaliły się mniej niż trzy punkty, nie potrzebujesz nikogo z zewnątrz. Zacznij od punktu 4 i 8, czyli od powodów straty i pól, po których chcesz analizować sprzedaż, bo to są dwie rzeczy, które najszybciej zwracają się w raportach. Jeśli poszło Ci gładko, następny krok to raporty, które manager naprawdę czyta.
Ze mną. Jeśli zapaliło się pięć albo więcej, albo wynik punktu 7 pokazał różnicę, której nie umiesz wytłumaczyć, to jest dokładnie zakres audytu CRM Pipedrive. Dwa tygodnie, trzy warsztaty, raport z priorytetami i wycena naprawy. Bez zobowiązania, że naprawę robię ja.
Jeśli po tej liście wychodzi, że system trzeba ułożyć od nowa, a nie poprawić, to nie jest audyt, tylko wdrożenie Pipedrive. Napisz, co Ci wyszło z dziewięciu punktów, powiem, które z dwóch jest tańsze w Twoim przypadku.
O autorze
Wdrażam CRM, AI w sprzedaży i automatyzacje w firmach.
To przegląd tego, jak sprzedajecie, zestawiony z tym, co widać w systemie. Obejmuje proces i lejki, strukturę danych, raporty, automatyzacje i pracę handlowców na realnych szansach. Kończy się listą problemów z priorytetami i wyceną naprawy. Nie jest to techniczna kontrola konta ani przeklikiwanie ustawień.
Sam system rzadko. Trudne jest to, że CRM wymaga zapisania decyzji, które wcześniej zapadały w głowach: kiedy lead staje się szansą, co musi być spełnione, żeby sprawa poszła dalej, kto wypełnia które pole. Firmy, które nazywają CRM trudnym, najczęściej mierzą się z tym, a nie z interfejsem.
Około dwóch tygodni. Składają się na nie trzy warsztaty online z zespołem i moja praca między nimi na danych, które już macie. Handlowcy przez ten czas sprzedają normalnie i nie wypełniają żadnych ankiet.
U mnie 3900 zł netto jednorazowo, cena na wrzesień 2026. Na rynku polskim spotkasz stawki od podobnego poziomu w górę, przy czym część firm podaje cenę wyjściową bez górnej granicy. Pytaj o cenę końcową i o to, co się dzieje, gdy zakres okaże się większy.
U mnie nie. Raport i plan naprawy są Wasze i możecie zrealizować je sami albo z kimkolwiek innym. Przy wyborze wykonawcy warto sprawdzić, czy ta zasada jest zapisana, bo audyt, który jest wyłącznie wstępem do oferty, wyceniany bywa inaczej.
Tak, choć najlepiej znam Pipedrive. Proces sprzedaży, struktura danych i praca zespołu wyglądają podobnie w każdym systemie, a dziewięć punktów z tego tekstu policzysz w dowolnym CRM-ie. Napisz, w czym pracujecie, powiem szczerze, czy jestem właściwą osobą.
Raz w tygodniu dostaniesz bezpłatnie, jedno gotowe rozwiązanie, jak skutecznie wykorzystać nowoczesne technologie w sprzedaży B2B.
Zapisując się, zamawiasz newsletter Wellbiz sp. z o.o. i zgadzasz się na otrzymywanie e-maili z poradami i ofertami. Wypiszesz się jednym kliknięciem. Link jest w każdej wiadomości. Regulamin newslettera, Polityka prywatności
