Pod hasłem „system do zarządzania sprzedażą" sprzedaje się dwa różne rodzaje oprogramowania. Pierwszy obsługuje zamówienia, magazyn i faktury, czyli sprzedaż, w której klient sam wkłada towar do koszyka. Drugi prowadzi szansę sprzedaży od pierwszego kontaktu do podpisu, czyli sprzedaż, w której rozmawia z klientem handlowiec. Wpisując tę frazę w Google, dostajesz oba naraz i nikt Ci nie mówi, że to nie jest ta sama półka.
Poniżej rozdzielam te dwa znaczenia, podaję progi, przy których arkusz przestaje wystarczać, i mówię, ile to kosztuje. Jeżeli już wiesz, że chodzi Ci o sprzedaż B2B, zacznij od przeglądu systemów CRM, a tutaj zostań dla tego, czego w rankingach nie ma.
W skrócie:
System do zarządzania sprzedażą to oprogramowanie, które prowadzi sprzedaż od momentu pojawienia się zainteresowanego klienta do zamknięcia transakcji i przekazania jej dalej. Problem w tym, że „sprzedaż" wygląda zupełnie inaczej w sklepie internetowym i w firmie, w której handlowiec jeździ na spotkania. Dlatego pod jedną nazwą stoją dwie kategorie programów.
| System do zamówień i magazynu | CRM sprzedażowy | |
|---|---|---|
| Kto podejmuje decyzję | klient sam, w koszyku | klient po rozmowie z handlowcem |
| Co jest obiektem w systemie | zamówienie i produkt | szansa sprzedaży i firma |
| Ile trwa jedna transakcja | minuty | od kilku dni do kilkunastu miesięcy |
| Co system pilnuje | stanów, wysyłek, faktur, zwrotów | następnego kroku, etapu, terminu i notatek z rozmów |
| Kiedy przestaje wystarczać | gdy dochodzą negocjacje i oferty indywidualne | gdy dochodzi magazyn i obsługa paczek |
| Przykłady z polskiego rynku | Sellasist, Base.com, BaseLinker, Subiekt | Pipedrive, Livespace, HubSpot, Salesforce |
Te dwa światy spotykają się w firmach, które sprzedają jednocześnie w sklepie i przez handlowca do firm. Wtedy potrzebne są oba, a nie jeden większy, i pilnuje się tego, żeby dane klienta nie powstawały dwa razy.
Odpowiedz sobie na jedno pytanie: czy klient może kupić bez rozmowy z człowiekiem. Jeżeli tak, jesteś w e-commerce i szukasz systemu do zamówień. Jeżeli nie, jesteś w sprzedaży B2B i szukasz CRM-u. Reszta wynika z tego jednego rozstrzygnięcia.
| Jak sprzedajesz | Czego potrzebujesz | Czego nie kupuj |
|---|---|---|
| Klient zamawia w sklepie, Ty wysyłasz | system do zamówień, magazynu i integracji z kurierami | CRM-u, bo nie masz szans do prowadzenia |
| Klient pisze zapytanie, Ty wyceniasz i negocjujesz | CRM z lejkiem, ofertami i przypomnieniami | systemu magazynowego, bo nie masz czego wydawać |
| Sprzedajesz i przez sklep, i przez handlowca | obu, z jednym miejscem na dane klienta | jednego systemu „do wszystkiego", bo w jednej z ról będzie słaby |
| Sprzedajesz usługę, po sprzedaży zaczyna się projekt | CRM plus system do prowadzenia realizacji | samego CRM-u, bo kontekst zginie po wygranej |
| Masz jedną osobę sprzedającą i kilkanaście spraw naraz | spisanych zasad i arkusza | jeszcze niczego, wróć do tego za kwartał |
Ostatni wiersz nie jest żartem i rozwijam go w następnej sekcji.
Szukasz systemu do zamówień i dalej ten tekst nie jest o Tobie, ale nie chcę Cię odsyłać z niczym. Trzy rzeczy decydują o wyborze w tej kategorii i żadna z nich nie dotyczy sprzedaży w rozumieniu handlowym.
Na polskim rynku w tej kategorii najczęściej spotkasz BaseLinker, Sellasist, Base.com i Subiekt. Nie wdrażam tych systemów i nie mam podstaw, żeby je porównywać.
Kiedy ta sama firma sprzedaje detalicznie przez sklep i kontraktowo przez handlowca. Dotyczy to najczęściej producentów i dystrybutorów, którzy uruchomili sprzedaż internetową obok istniejącego kanału B2B, i to jest sytuacja, w której najłatwiej kupić jeden system za dużo.
Bierzesz dwa systemy i jedno wspólne miejsce na dane klienta. System do zamówień prowadzi transakcje detaliczne i nie widzi lejka. CRM prowadzi kontrakty i nie widzi stanów magazynowych. Łączy je kartoteka firmy, żeby handlowiec dzwoniący do klienta widział, że ta sama firma zamawia też przez sklep, i żeby nikt nie negocjował rabatu kontraktowego z kimś, kto kupuje detalicznie co tydzień.
Najczęstszy błąd polega na rozciąganiu jednego z tych systemów na drugą rolę. Program do zamówień z doklejonym polem „etap rozmowy" nie jest CRM-em, bo nie ma przypomnień ani historii ustaleń. CRM z listą produktów nie jest systemem magazynowym, bo nie zna stanów. W obu przypadkach oszczędność na licencji wraca po kilku miesiącach jako praca ręczna.
Arkusz wystarczy, dopóki jedna osoba pamięta wszystkie sprawy i nikt inny nie musi ich widzieć. Przestaje wystarczać w momencie, w którym odpowiedź na pytanie „co się dzieje z tą firmą" wymaga zapytania kogoś innego. To jest granica, a nie wielkość firmy ani liczba pracowników.
| Sytuacja | Arkusz | CRM |
|---|---|---|
| Liczba otwartych szans naraz | do ok. 30 | powyżej 30 |
| Liczba osób sprzedających | 1 | 2 i więcej |
| Czy ktoś poza Tobą musi widzieć stan sprawy | nie | tak |
| Historia rozmów i ustaleń | w skrzynce mailowej | przy szansie, dostępna dla zespołu |
| Przypomnienie o następnym kroku | w głowie albo w kalendarzu | w systemie, z terminem i właścicielem |
| Prognoza na kwartał | policzysz ręcznie w pół godziny | policzy się sama, o ile etapy mają kryteria |
| Co się dzieje, gdy handlowiec odchodzi | zabiera wiedzę | wiedza zostaje w firmie |
| Koszt miesięczny | 0 zł | od ok. 60 zł za stanowisko |
Przy jednej osobie i kilkunastu sprawach CRM potrafi zwolnić pracę zamiast ją przyspieszyć, bo dokłada wpisywanie danych, których nikt jeszcze nie czyta. Jeżeli jesteś w tym miejscu, warto zamiast systemu poświęcić ten czas na ułożenie procesu sprzedaży, bo to i tak jest pierwszy krok, a on nie kosztuje licencji. Osobno opisałem, kiedy darmowy CRM wystarczy, a kiedy wychodzi drożej niż płatny.
Sześć rzeczy. Reszta funkcji z cenników jest miła, ale nie decyduje o tym, czy zespół będzie w tym pracował.
| Funkcja | Po co jest | Najczęstszy problem po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Lejek z etapami | pokazuje, gdzie stoi każda sprawa | etapy nazwane czynnościami handlowca zamiast stanem po stronie klienta, więc nikt nie wie, kiedy przesunąć |
| Kryteria wejścia na etap | rozstrzyga, kiedy szansa idzie dalej | nie ma ich wcale, więc każdy przesuwa po swojemu i prognoza jest fikcją |
| Historia kontaktu przy firmie | zdejmuje z handlowca pamiętanie ustaleń | maile zostają w prywatnej skrzynce, bo nikt nie podłączył poczty |
| Zadania z terminem i właścicielem | pilnuje następnego kroku | zadania bez terminu, czyli lista życzeń |
| Pola na to, po czym kwalifikujesz | pozwala policzyć, komu naprawdę sprzedajesz | budżet i powód straty wpisywane w notatkę, więc nie da się ich zsumować |
| Raporty dla managera | zastępuje pytanie każdego z osobna | liczone z niekompletnych danych, więc manager i tak dzwoni |
Prawa kolumna to jest lista rzeczy, które widzę na audytach, a nie lista teoretycznych ryzyk. Najczęściej wraca wiersz drugi i szósty naraz, bo jedno wynika z drugiego: bez kryteriów wejścia i wyjścia na etapach raport pokazuje sumę cudzych intuicji. O tym, jakie raporty manager naprawdę czyta, pisałem osobno.
Rachunek ma dwie pozycje i większa z nich nie jest licencją. Licencja CRM-u dla zespołu handlowego kosztuje od około 60 zł za osobę miesięcznie w planach podstawowych do około 250 zł w planach z prognozowaniem i automatyzacjami. Dla pięciu osób daje to od 3 600 do 15 000 zł rocznie. Wdrożenie, czyli ułożenie procesu, konfiguracja, migracja danych i doprowadzenie zespołu do tego, żeby w tym pracował, kosztuje wielokrotnie więcej.
| Pozycja | Zakres | Cena |
|---|---|---|
| Licencje, 5 osób, plan podstawowy | samo konto, konfiguracja po Twojej stronie | ok. 3 600 zł rocznie |
| Konfiguracja u partnera | ustawienie lejka i pól, bez pracy nad nawykami zespołu | od 3 500 zł jednorazowo |
| Audyt istniejącego systemu | dwa tygodnie, trzy warsztaty, raport z priorytetami i wycena naprawy | 3 900 zł netto |
| Wdrożenie, zespół do 5 handlowców | proces, dane, konfiguracja, warsztaty, treningi 1:1, przekazanie | 6 000 zł netto miesięcznie przez 3 miesiące, łącznie 18 000 zł |
Ceny wdrożeń podaję według stanu na wrzesień 2026, w kwotach netto. Widełki licencyjne i stawka za konfigurację u partnera to obserwacja rynku, nie mój cennik. Pełny rozkład kosztów po stronie wdrożenia rozpisałem w tekście o tym, ile kosztuje wdrożenie CRM.
Czego ta tabela nie obejmuje: czasu Twojego zespołu. Przy wdrożeniu to dwie godziny tygodniowo przez trzy miesiące po stronie osoby, która prowadzi zmianę. To jest realna pozycja kosztu i pierwsza, która wysadza projekty, kiedy nikt jej nie policzył.
CRM prowadzi sprzedaż do momentu podpisu, ERP obsługuje to, co dzieje się po nim: zamówienie, produkcję, magazyn, księgowość. Granica jest w miejscu wygranej szansy. Firmy mające oba systemy najczęściej mają też problem w tym jednym punkcie, bo wygrana w CRM-ie i zamówienie w ERP-ie to dwa osobne wpisy, które ktoś przepisuje ręcznie. Rozbiłem to na czynniki w tekście o tym, czym różni się CRM od ERP i kiedy potrzebujesz obu.
To jest ta część, której nie napisze Ci żaden ranking, bo wynika z moich danych, a nie z cenników.
Prowadzę CRM własnej sprzedaży i mam w nim policzone, z czym naprawdę przegrywam. W rozmowach z firmami rozważającymi wdrożenie arkusz i skrzynka pojawiają się jako obecny sposób pracy około 96 razy, a wszystkie konkurencyjne narzędzia razem wzięte około 10 razy. W przegranych sprawach z uzupełnionym powodem 31 z 44 to urwany kontakt, a nie wybór innego dostawcy. Zastrzeżenie do tej drugiej liczby: powód straty jest uzupełniony w 42% przegranych, więc rozkład może się przesunąć.
Wniosek jest niewygodny dla całej mojej branży. Kiedy ktoś porównuje pięć CRM-ów, prawdziwa decyzja nie brzmi „który z nich", tylko „którykolwiek czy tak jak dotąd". I najczęściej wygrywa „tak jak dotąd", bo arkusz nie wymaga zmiany nawyku, a każdy system wymaga.
Ma to jedną praktyczną konsekwencję. Firmy, które kupują system, żeby uporządkować sprzedaż, po kwartale mają system i arkusz. Handlowcy prowadzą sprawy tam, gdzie im szybciej, a do CRM-u przepisują w piątek to, co manager i tak zobaczy. Dzieje się tak, bo arkusz nigdy nie był problemem. Problemem było to, że zasady prowadzenia sprzedaży nie były nigdzie zapisane, a system ich nie wymyśli za Ciebie. Rozwinąłem to w tekście o tym, dlaczego handlowcy nie korzystają z CRM.
Drugie miejsce, w którym to widać, to moment po wygranej. Wdrażam CRM-y i systemy do prowadzenia projektów, więc widzę obie strony tej granicy: sprzedaż kończy się podpisem, a realizacja zaczyna od ponownego ustalania, co właściwie zostało sprzedane. Żaden ranking systemów sprzedażowych tego nie obsługuje, bo patrzy na lejek do wygranej i na niej kończy.
Cztery rzeczy zostają po Twojej stronie niezależnie od tego, który system kupisz, i to one przesądzają, czy wdrożenie się uda.
Trzy z tych czterech to decyzje, nie konfiguracja, i wszystkie trzy da się podjąć przed zakupem czegokolwiek. Dlatego przy firmach, które jeszcze wybierają, zaczynam od procesu, a nie od konta w systemie.
Po trzech miesiącach od wdrożenia sprawdź cztery rzeczy. Wszystkie są binarne, żadna nie wymaga raportu i każda zajmuje kilka minut.
| Test | Jak sprawdzić | Co znaczy wynik negatywny |
|---|---|---|
| Czy lejek jest prawdziwy | wybierz pięć losowych otwartych szans i zapytaj handlowca, co się z nimi dzieje | jeżeli odpowiedź różni się od tego, co widzisz w systemie, zespół prowadzi sprawy gdzie indziej |
| Czy dane są kompletne | policz, ile wygranych z ostatniego kwartału ma uzupełniony powód wygranej i wartość | poniżej połowy nie da się z tego wyciągnąć żadnego wniosku o tym, komu sprzedajecie |
| Czy manager przestał pytać | policz, ile razy w tym miesiącu pytałeś handlowca o stan sprawy, którą widzisz w systemie | jeżeli nadal pytasz, raport dołożył się do rozmowy zamiast ją zastąpić |
| Czy realizacja dostaje komplet | zapytaj osobę odbierającą wygraną sprawę, czego jej brakuje po podpisie | jeżeli czegokolwiek brakuje, sprzedaż kończy się za wcześnie i płacicie za to czasem po obu stronach |
Wdrożenie kończy się wtedy, gdy wszystkie cztery wychodzą pozytywnie, a nie wtedy, gdy konto jest skonfigurowane. To jest cała różnica między konfiguracją za 3 500 zł a wdrożeniem, które kosztuje kilka razy tyle.
Pięć pytań, które warto zadać przed podpisaniem czegokolwiek. Ostatnie zadaj dostawcy i posłuchaj, czy odpowie uczciwie.
Wdrażam CRM-y na co dzień, więc powiem to wprost: jeżeli sprzedajesz przez sklep internetowy, nie jestem Ci do niczego potrzebny i szukasz zupełnie innego dostawcy. Jeżeli masz jedną osobę sprzedającą i kilkanaście spraw naraz, arkusz i spisane zasady wystarczą Ci na najbliższy rok.
Wchodzę tam, gdzie sprzedaje zespół, proces istnieje w głowach ludzi, a manager przestał ufać własnym liczbom. Pracowałem z ponad pięćdziesięcioma firmami, od dwóch do pięciuset osób, jako autoryzowany partner Pipedrive.
Jeżeli systemu jeszcze nie masz, to jest wdrożenie Pipedrive: trzy miesiące, od ułożenia procesu do treningów z każdym handlowcem osobno. Jeżeli system stoi, ale zespół go omija, zacznij od audytu sprzedaży. Dwa tygodnie, trzy warsztaty i lista tego, co naprawdę blokuje, zamiast zgadywania, czy winne jest narzędzie.
O autorze
Wdrażam CRM, AI w sprzedaży i automatyzacje w firmach.
CRM to systemy, które prowadzą relację z klientem i sprzedaż od pierwszego kontaktu do zamknięcia. Na polskim rynku najczęściej spotykane to Pipedrive, Livespace, HubSpot, Salesforce, Bitrix24 i Zoho. Różnią się przede wszystkim tym, jak dużo trzeba w nich skonfigurować, zanim zaczną być użyteczne.
Za najprostsze w codziennej pracy uchodzą Pipedrive i Livespace, bo są zbudowane wokół jednego widoku lejka i nie wymagają konfigurowania modułów, których nie używasz. „Prosty" znaczy tu jednak prosty dla handlowca, a nie łatwy do wdrożenia. Trudność wdrożenia bierze się z ustalenia procesu, a nie z interfejsu.
Licencja w planie podstawowym to około 60 zł za osobę miesięcznie, czyli 3 600 zł rocznie dla pięciu osób. Do tego dochodzi konfiguracja: od 3 500 zł u partnera za samo ustawienie systemu. Największą pozycją zwykle okazuje się czas zespołu potrzebny na zmianę sposobu pracy.
Obsługa nie, wdrożenie tak. Handlowiec uczy się codziennej pracy w Pipedrivie w kilka godzin. Trudne jest ustalenie, co znaczy każdy etap lejka, kto wypełnia które pole i co się dzieje po wygranej, bo to wymaga decyzji, których wcześniej nikt w firmie nie musiał podejmować.
Dla firmy z zespołem do pięciu handlowców sprawdzają się systemy o prostym lejku i niskim progu wejścia, czyli Pipedrive albo Livespace. Wybór narzędzia jest tu mniej istotny niż to, czy ktoś w firmie poprowadzi wdrożenie. Rozpisałem sześć pytań przed wyborem w tekście o tym, jaki CRM dla małej firmy.
CRM obsługuje sprzedaż do momentu podpisu: kontakty, szanse, oferty, lejek. ERP obsługuje to, co dzieje się później: zamówienia, magazyn, produkcję i księgowość. Firmy średniej wielkości mają zwykle oba i najwięcej tracą w miejscu, w którym dane przechodzą z jednego do drugiego.
Rynkowa konfiguracja konta zaczyna się od 3 500 zł. Pełne wdrożenie dla zespołu do pięciu handlowców, obejmujące proces, migrację danych, warsztaty i treningi indywidualne, kosztuje u mnie 6 000 zł netto miesięcznie przez trzy miesiące, czyli 18 000 zł. Różnica w cenie bierze się z tego, gdzie kończy się zakres: przy konfiguracji na ustawieniu systemu, przy wdrożeniu na tym, że zespół w nim pracuje.
Raz w tygodniu dostaniesz bezpłatnie, jedno gotowe rozwiązanie, jak skutecznie wykorzystać nowoczesne technologie w sprzedaży B2B.
Zapisując się, zamawiasz newsletter Wellbiz sp. z o.o. i zgadzasz się na otrzymywanie e-maili z poradami i ofertami. Wypiszesz się jednym kliknięciem. Link jest w każdej wiadomości. Regulamin newslettera, Polityka prywatności
