Darmowy CRM w 2026 roku: który jest naprawdę darmowy i na jak długo wystarczy

Osiem systemów w chmurze ma dziś plan, który nie wygasa: Vtiger, Clarify, Attio, Zoho CRM, Sugester, HubSpot, Salesforce i Bitrix24. Limity są niskie i to one decydują, nie funkcje: od 100 klientów w bazie u Sugestera do 50 000 rekordów u Attio. Osobno stoją dwa systemy open source, które postawisz na własnym serwerze, i dwa frameworki, z których CRM dopiero się buduje.

Sprawdziłem cenniki producentów i repozytoria 6 września 2026, każdy z osobna, i zestawiłem to z tym, co pokazuje pierwsza strona Google. Rozjazd jest większy, niż się spodziewałem.

W skrócie:

• „Darmowy CRM" znaczy trzy różne rzeczy, a rankingi mieszają je w jednej liście: plan darmowy w chmurze, system open source na Twoim serwerze i framework do zbudowania własnego.
• Część systemów polecanych dziś w wynikach wyszukiwania nie ma planu darmowego wcale, a jeden z nich stracił wsparcie w 2017 roku.
• Bitrix24 podaje w cenniku 1–2 użytkowników, a w swojej pomocy technicznej „bez limitu". Sprzeczność jest u producenta, nie w rankingach.
• Darmowy plan przestaje wystarczać w chwili, w której zespół zaczyna omijać jego limity. Ten moment kosztuje, a nie ten, w którym kończą się funkcje.

Trzy pasy to trzy osobne decyzje o trzech różnych kosztach. Rankingi z pierwszej strony wyników mieszają je w jednej liście, przez co czytelnik porównuje plan darmowy z projektem programistycznym.

Który darmowy CRM jest naprawdę darmowy?

Osiem systemów w chmurze ma plan, który nie wygasa i nie wymaga karty. Poniżej limity przepisane ze stron cenowych producentów, każdy sprawdzony osobno 6 września 2026.

Ceny i limity na 6 września 2026, bez VAT. Sprawdź je u siebie przed decyzją, bo producenci zmieniają je częściej niż rankingi się aktualizują.

Dwa wiersze wymagają komentarza, bo wyglądają hojniej, niż działają. Clarify nie liczy miejsc, tylko kredyty, a tysiąc kredytów miesięcznie wyczerpuje się na kilkudziesięciu podsumowaniach spotkań. Attio daje 50 000 rekordów, czyli najwięcej w tabeli, ale przy trzech miejscach i limicie 200 maili miesięcznie ta pojemność przyda się bazie kontaktów, nie zespołowi handlowemu.

Bitrix24 wymaga osobnego zdania, bo to jego dane najczęściej wracają w polskich zestawieniach. Cennik Bitrix24 w wersji polskiej i międzynarodowej podaje zgodnie „1–2 użytkowników". Pomoc techniczna tego samego producenta, zaktualizowana w maju 2026, mówi o „nielimitowanej liczbie użytkowników". Nie wiem, która strona jest nieaktualna, i nikt z zewnątrz tego nie rozstrzygnie. Jedyne pewne źródło jest w Twoim koncie: Subskrypcja → Zobacz limity → Użytkownicy. Sprawdź tam, zanim zaplanujesz, kto w zespole dostanie dostęp.

Darmowy CRM open source na własnym serwerze

Dwa systemy postawisz sam i nie zapłacisz za licencję ani złotówki. Płacisz za serwer i za osobę, która go pilnuje, więc „za darmo" oznacza tu co innego niż w tabeli wyżej.

Twenty jest tu wart uwagi, bo znosi zwykły argument przeciwko open source, czyli „to za dużo roboty na start". Instalacja to jedno polecenie, a producent podaje 2 GB RAM jako minimum. Ma też własną chmurę za 9 USD za użytkownika miesięcznie, jeśli po tygodniu okaże się, że nie chcecie utrzymywać serwera.

Dwie rzeczy, których w tej tabeli nie widać, a które przesądzają o rachunku. Aktualizacje bezpieczeństwa musi ktoś wgrywać, a przy CRM-ie z danymi klientów to nie jest zadanie na „kiedyś". Kopie zapasowe też są Wasze, razem z odpowiedzialnością za to, że da się z nich odtworzyć bazę. W firmie bez własnego IT ten rachunek zwykle wychodzi wyżej niż abonament, tylko rozbity na inne pozycje i płacony czasem zamiast przelewem.

Frameworki, z których zbudujesz własny CRM

To nie są CRM-y i nie uruchomisz ich w piątek po południu. To szkielety, na których programista buduje system pod konkretny proces, kiedy żaden gotowy nie pasuje.

Oba obiecują dokładnie to samo. Wielodostępność, uprawnienia, model danych i panel administracyjny masz gotowe od startu, więc zostaje dopisanie logiki własnego procesu. Oba są też młode, a Orbiteus ma za sobą niecałe pięć miesięcy i czterdzieści osiem gwiazdek, co przy systemie mającym trzymać bazę klientów jest argumentem sam w sobie.

Piszę o nich, bo wracają w wyszukiwaniach obok gotowych CRM-ów i łatwo pomylić kategorie. Jeśli szukasz systemu na poniedziałek, wróć do pierwszej tabeli. Jeśli masz zespół programistów i proces, którego dwa lata nie dało się wcisnąć w żadne pudełko, to jest kierunek wart godziny rozmowy. Zanim tam pójdziesz, warto sprawdzić, czy problemem naprawdę jest narzędzie: rozpisałem to w tekście o tym, od czego zacząć z CRM-em w firmie.

Nie wszystko, co rankingi nazywają darmowym, ma darmowy plan

Sprawdziłem cenniki wszystkich systemów wymienianych dziś na pierwszej stronie wyników i trzy z nich nie mają planu darmowego. Nie podaję nazw serwisów, które je polecają, bo chodzi o zjawisko, a nie o wytykanie konkretnym redakcjom. Same systemy wymieniam, bo to je będziesz zakładać.

SugarCRM Community Edition otwiera dwa z czterech rankingów w pierwszej dziesiątce. Wsparcie skończyło się 15 lipca 2017, a w kwietniu 2018 SugarCRM ogłosił zamknięcie całego projektu open source i usunął pliki z SourceForge. Od tamtej pory nie ma poprawek błędów ani łatek bezpieczeństwa. Jeden z tych dwóch tekstów został odświeżony w kwietniu 2026 i SugarCRM został w nim na pierwszym miejscu. Jeśli szukasz tego, czym Sugar CE był, to jest SuiteCRM z tabeli wyżej: ten sam kod rozwijany dalej przez społeczność.

Pipedrive. Cennik Pipedrive nie ma planu darmowego. Ma 14 dni okresu próbnego bez podawania karty i cztery plany płatne od 14 euro za stanowisko miesięcznie. Wdrażam ten system na co dzień i nigdy nie było w nim wersji bezpłatnej.

Freshsales. Cennik Freshworks podaje trzy plany płatne od 9 USD za użytkownika miesięcznie i 21 dni próby. Plan darmowy istniał kiedyś i został wycofany.

Okres próbny i plan darmowy to dwie różne rzeczy, a różnica wychodzi dopiero po miesiącu. Z próby wychodzisz z decyzją do podjęcia. Z planu darmowego nie wychodzisz wcale, dopóki sam nie zdecydujesz, i to jest jedyny powód, dla którego warto go w ogóle rozważać.

Ilu pracowników zmieści się w darmowym planie?

Od jednego do dziesięciu w systemach chmurowych, bez ograniczeń przy własnym serwerze. To pierwsze pytanie, które odsiewa większość opcji.

Oś jest liniowa i nieskracana, bo cała informacja siedzi w pustce między trzema a dziesięcioma miejscami. Zespół czteroosobowy wypada naraz z sześciu planów.

Powyżej dziesięciu osób realnie kończy się rozmowa o planach darmowych w chmurze i zostają dwie drogi: własny serwer z Twenty albo SuiteCRM, albo płatny abonament.

Widzę w firmach jedno obejście limitu miejsc i zawsze kończy się tak samo: dwie albo trzy osoby pracują na jednym koncie. Wtedy w historii aktywności nie ma autora. Nie wiesz, kto dzwonił, kto wysłał ofertę i czyja szansa stoi od trzech tygodni, więc raporty z CRM-u nie pokazują nic, na czym da się oprzeć decyzję. Oszczędzasz na abonamencie i tracisz to, po co CRM się kupuje.

Czego nie ma w darmowym planie?

Producenci wycinają zawsze to samo, niezależnie od marki: automatyzacje, drugi lejek, pola własne i uprawnienia. Wyjątki są nieliczne i warto je znać, bo to one decydują o wyborze.

Fakturowanie wymieniam osobno, bo AI Overview podpowiada je jako kryterium wyboru darmowego CRM-a i prowadzi ludzi w ślepą uliczkę. Żaden z ośmiu systemów z pierwszej tabeli nie wystawia w planie darmowym faktury zgodnej z polskimi przepisami. Systemy, które to robią, są polskie, płatne i opisałem je razem z resztą rynku w przeglądzie systemów CRM.

Najważniejszy wiersz w tej tabeli to pola własne, choć wygląda na najmniej groźny. Wracam do niego niżej.

Kiedy darmowy CRM wystarczy

W trzech sytuacjach, i wszystkie trzy mają wspólną cechę: nie budujesz jeszcze niczego, co trzeba będzie potem przenieść.

Sprzedajesz sam albo we dwoje i chcesz przestać zgadywać, do kogo oddzwonić. Darmowy plan robi tu dokładnie to, co ma robić: pokazuje listę szans z datą ostatniego kontaktu. To jest cała wartość i nie potrzebujesz do niej ani automatyzacji, ani raportów.

Chcesz sprawdzić, czy zespół w ogóle będzie wpisywać cokolwiek do systemu. To pytanie jest ważniejsze niż wybór narzędzia i nie kosztuje nic, żeby na nie odpowiedzieć. Jeśli po dwóch tygodniach lejek jest pusty, problem nie leży w CRM-ie i płatny go nie rozwiąże. Dlaczego handlowcy omijają system, rozłożyłem na czynniki w osobnym tekście.

Masz projekt na kilka miesięcy z osobnym zespołem. Rekrutacja, jednorazowa kampania, wejście na nowy rynek. Dane z takiego projektu i tak nie muszą przeżyć w systemie na lata.

Jedno zastrzeżenie do wszystkich trzech. Darmowy plan wystarcza, dopóki traktujesz go jako listę kontaktów z historią. Sam próg, przy którym w ogóle potrzebujesz systemu zamiast arkusza, rozpisałem osobno w tekście o tym, kiedy wystarczy arkusz, a kiedy potrzebny jest system. W chwili, w której zaczynasz na nim opierać prognozę sprzedaży albo rozliczać handlowców, przestaje wystarczać niezależnie od liczby osób w zespole.

Kiedy darmowy CRM wychodzi drożej niż płatny

Wtedy, gdy limity zmuszą zespół do obejść, a obejścia zostaną w danych na lata. Widzę ten sam przebieg za każdym razem, gdy przychodzi firma z prośbą o migrację z darmowego systemu.

Trzy łańcuchy mają identyczny kształt i to jest cała teza: płacisz nie za brak funkcji, tylko za to, co zespół robi, kiedy jej nie ma.

Zaczyna się od pól. W darmowym planie nie ma gdzie zapisać budżetu, terminu decyzji, powodu straty ani tego, kto po stronie klienta podpisuje. Handlowiec wpisuje to więc w notatkę, bo musi to gdzieś zapisać, i robi to po swojemu. Po roku masz dwa tysiące notatek, w których te informacje są, tylko każda inaczej sformułowana. Wyeksportujesz je jako jedną kolumnę tekstu. Nie policzysz z nich niczego: ani średniego budżetu, ani rozkładu powodów straty, ani tego, ile trwa decyzja u klientów z danego segmentu. Dwa lata pracy zespołu są w systemie i nie da się z nich zrobić ani jednego wniosku.

Drugie obejście to arkusz obok. Skoro nie ma automatyzacji ani przypomnień, ktoś zaczyna prowadzić listę „do oddzwonienia" w Excelu. Po kwartale arkusz jest prawdziwym systemem, a CRM miejscem, do którego przepisuje się dane w piątek. Migrujesz wtedy nie jeden system, tylko dwa, i te dwa nie zgadzają się ze sobą. Co przenieść z arkusza, a czego nie, opisuję przy okazji wdrożenia CRM krok po kroku.

Trzecie to brak uprawnień. Wszyscy są administratorami, więc prędzej czy później ktoś zrobi masową edycję albo usunie coś, czego nie chciał. W planach darmowych nie ma dziennika zmian ani przywracania, więc nie dowiesz się nawet, co zniknęło.

Rachunek wygląda w rezultacie tak: przez osiemnaście miesięcy nie płacisz za licencje, a potem płacisz za wdrożenie, które i tak byś kupił, plus za uporządkowanie danych, którego by nie było. Ta druga pozycja jest w moich projektach droższa od pierwszej, bo czyszczenie cudzych notatek trwa dłużej niż konfiguracja systemu od zera.

Nie piszę tego, żeby zniechęcić do darmowego planu. Piszę, żeby pokazać, gdzie leży moment przejścia: nie tam, gdzie kończą się użytkownicy, tylko tam, gdzie pierwsza ważna informacja trafia do notatki zamiast do pola.

Ile kosztuje przejście z darmowego na płatny?

Sama licencja to najmniejsza pozycja. Dla zespołu pięcioosobowego pierwszy rok wygląda w przybliżeniu tak.

Przy własnym serwerze pierwszy wiersz znika, a pojawia się inny: hosting plus czas administratora na aktualizacje i kopie zapasowe. Przy zespole do pięciu osób ta zamiana rzadko wychodzi na plus, chyba że IT i tak macie na miejscu.

Pełny rachunek pierwszego roku dla jednego produktu rozłożyłem w tekście o cenniku Pipedrive, a widełki samego wdrożenia i to, od czego zależą, w tekście o koszcie wdrożenia CRM.

Jeśli macie już darmowy system i chcecie wiedzieć, co z niego da się uratować, zanim wybierzecie następny, to jest dokładnie zakres audytu CRM za 3 900 zł netto. Wychodzi z niego lista tego, co przechodzi do nowego systemu w całości, co przechodzi okrojone i czego nie przeniesie już nikt.

Jak sprawdzić darmowy plan, zanim wpuścisz do niego zespół

Pięć rzeczy do zrobienia w pół godziny na świeżym koncie. Każda z nich zamyka jedno pytanie, które inaczej wróci za rok, w najgorszym możliwym momencie.

1. Policz miejsca w swoim koncie, nie w cenniku. Subskrypcja albo ustawienia rozliczeń, sekcja z limitami. Cennik i pomoc techniczna potrafią się rozjeżdżać, konto nie.
2. Wpisz trzy firmy z pełną historią, a potem wyeksportuj wszystko. Otwórz pliki. To, czego w nich nie ma, jest tym, co przy zmianie systemu przepiszesz ręcznie albo stracisz.
3. Spróbuj dodać jedno pole własne. Jeśli się nie da, wiesz już, gdzie za rok wyląduje informacja o budżecie.
4. Sprawdź, czy da się zrobić drugi lejek. Jeden lejek znaczy jeden proces sprzedaży, więc jeśli macie dwa, ten plan odpada dziś, nie za rok.
5. Zobacz, ile kosztuje plan wyżej, przy Waszej liczbie osób. Nie cenę za stanowisko, tylko kwotę, którą zapłacicie. Różnica bywa dziesięciokrotna.

Punkt drugi jest najważniejszy i najczęściej pomijany. Cały koszt darmowego planu ujawnia się w momencie wyjścia, a to jedyny test, który ten moment pokazuje wcześniej. Pełną listę tego, co wychodzi z CRM-a, a co zostaje w środku na zawsze, zebrałem w tekście o tym, jaki CRM wybrać dla małej firmy.

Jeśli siedzicie na darmowym planie dłużej, niż planowaliście

Wdrażam CRM-y na co dzień i migracja z darmowego systemu wygląda inaczej niż start od zera. Decyduje o tym nie ilość danych, ale to, że trzeba je najpierw rozłożyć. Wyciągnąć z notatek to, co powinno było być polem, i zdecydować, czego nie warto już ratować. Tego etapu nie ma w projekcie, który zaczyna się od pustego konta.

Jeśli chcecie wiedzieć, co z Waszego obecnego systemu przejdzie dalej, zanim wybierzecie następny, to zakres audytu CRM za 3 900 zł netto: dwa tygodnie, trzy warsztaty, raport z listą problemów i wyceną kolejnych kroków. Jeśli system jest już wybrany i chodzi o uruchomienie go z zespołem, to wdrożenie Pipedrive.

Nie wiesz, które z dwóch? Umów bezpłatną konsultację, obejrzymy razem Wasz obecny system i będzie wiadomo po pół godzinie.